Siunčiami duomenys...

 

Pasiruošimas svarbiam pranešimui (susirinkimai)

  • Vakarai LT
  • 2020, birželio 15, 16:08
  • 37142 peržiūrėjo
  • 0 komentavo
BA0802

Taktiškumas kalboje svarbiau nei iškalbingumas.

Francis Baconas, anglų rašytojas ir filosofas (1561–1626)

Susirinkimai, informacijos pristatymai biuro darbuotojams yra įprasti. Tačiau kiekvieną kartą dažnas jų pradeda nerimauti ir abejoti, ar pavyks ir šį kartą. Taigi, kas yra svarbu rengiantis pranešimui.

Svarbiausia – orientacija į klausytoją

Kiekvieną kartą, kai reikia skaityti privalomą pranešimą ar vadovauti diskusijai savo noru, nesvarbu, jaučiatės laisvai ar labai jaudinatės, pagrindinis klausimas, į kurį turėtumėte atsakyti: „Ką galiu duoti klausytojui?

Negalvokite apie tai, kad susirinkusieji būtinai paklaus apie tai, ko nežinote ar nelabai norite aiškinti visiems girdint, kad jums gali kažkas nepavykti, kad nesugebėsite tinkamai perteikti informacijos. Atminkite svarbiausia – oficialūs susitikimai rengiami ne tam, kad pasirodytumėte tobulai ir kad kiti turėtų galimybę viešai jus vertinti ar teisti. Tai daroma informavimo ir bendravimo tikslais – tam, kad suteiktumėte svarbią, teisingą informaciją, padarytumėte tai aiškiai, visiems suprantamai, kad parodytumėte dėmesį susirinkusiesiems. Taigi nuoširdus, atviras bendravimas turi ne mažesnę reikšmę nei tai, kiek ir kokių skaičių pateiksite.

Pranešimo planavimas

Planuodami pranešimą, atsakykite į pagrindinius klausimus:

Tikslas. Koks yra susitikimo tikslas? Kodėl susitinkate – norite pateikti metinę pelno ataskaitą, informuoti apie investavimo galimybes ar pristatyti ateities planus? Šia informacija ir apsiribokite, neaiškinkite detalių, kurios yra mažai informatyvios. Daugiau dar nereiškia geriau. Kuo aiškiau ir paprasčiau pateiksite informaciją, tuo geriau susirinkusieji jus supras, viską apgalvos ir įvertins.

Dalyviai. Kas dalyvaus susitikime ir kodėl jie ateis jūsų klausytis?

Darbotvarkė. Ką turite nuspręsti šio susitikimo metu? Trumpai pristatykite, apie ką kalbėsite. Pradėkite nuo išvadų – taip klausytojai geriau įsimins, apie ką kalbėsite, nes nuo pat pradžių bus supažindinti su svarbiausiais dalykais ir per pristatymą kreips į juos daugiausia dėmesio. Pateikite turinį ir pabaigoje dar kartą akcentuokite svarbiausia – pakartokite išvadas.

Informacija ir dokumentai. Kokią informaciją būtina pateikti? Kokius dokumentus parengti ir kokį kiekį?

Vieta. Kur vyks susitikimas? Kur sėdės svarbiausi asmenys?

Stenkitės, kad pranešimas netruktų ilgiau nei 30 minučių. Jei būsite priverstas kalbėti ilgiau, padarykite pertrauką – tai padės klausytojams geriau sutelkti dėmesį, o jums apmąstyti tai, ką pasakėte ir ką dar turite paminėti. Parepetuokite ir įvertinkite, kiek laiko truks jūsų pristatymas. Atminkite, kad bandomasis pranešimas truks trumpiau nei oficialusis, taigi pridėkite bent penktadalį laiko.

Taip pat vertinga atsiminti, kad svarbu ne informacijos kiekybė, o kokybė. Net išsamiausia ataskaita pasirodys nesvarbi, jei informaciją pateiksite skubotai ir nesuprantamai, jei norėsite kuo greičiau atlikti šią, jūsų manymu, nemalonią pareigą ir nesutelksite dėmesio į klausytoją.

Ilgesnis pranešimas bus dinamiškesnis ir jūs pats ne taip pavargsite, jei susitarsite su įmonės partneriu ir informaciją pasidalysite. Jei laisvai bendraujate su kitais, galite pristatyti pagrindinius duomenis, temą, atsakyti į klausimus, o detales pateikti gali ir kolega, ypač jei jis gerai juos išmano.

Jei panaudosite vaizdines informacijos pateikimo priemones, kitiems bus lengviau suprasti, ką sakote. Tai ypač svarbu, jei pateikiate su finansine situacija susijusią informaciją. Vienu metu galime įsiminti vidutiniškai nuo 5 iki 9 skaitmenų arba informacijos vienetų. O dabar įsivaizduokite, kad klausytojas turi įsiminti ir palyginti kelis šešiaženklius skaičius... Daug geriau, jei skaičius klausytojai matys ekrane arba prieš susirinkimą išdalytoje spausdintoje medžiagoje. Tad drąsiai naudokitės PowerPoint™ ar kitos programos galimybėmis. Tačiau skaidrės yra tik pagalbinė priemonė, padedanti geriau suvokti pateikiamą informaciją: tikslius skaičius klausytojai gali matyti skaidrėje ar užrašytus lentoje, bet komentarus jie turi išgirsti iš jūsų. Jiems neįdomus pranešėjas, kuris skaito, – tai padaryti gali ir jie patys. Be to, taip parodote nepagarbą klausytojui. Spalvotos diagramos, aiškios schemos ar lentelės padeda geriau suvokti pateikiamą informaciją, o mirkčiojantis tekstas, priešingai, trukdo susitelkti. Vaizdinis informacijos pateikimas yra tik priemonė, ji neturi užgožti pačios informacijos, tad susitelkite į ją, o ne į specialiuosius efektus.

Vienas iš pagrindinių principų pateikiant informaciją – lėtai ir aiškiai. Nekalbėkite per greitai, nes jūsų nesupras, nespės įsiminti pateikiamos informacijos ir pusė pranešimo nueis perniek. Kartais klausiama, kaip sužinoti, ar kalbu ne per greitai? Klausykitės savęs. Taip seksite ne tik ką sakote, bet ir kaip sakote. Taip pat stebėkite susirinkusius žmones. Jeigu jie snaudžia, greičiausiai kalbate per ilgai arba pateikiama informacija neaktuali, jei staiga pradeda šnabždėtis, galbūt pasakėte ką nors klaidinga arba jie ko nors nesupranta. Galiausiai kartais galite pasitikslinti, ar kam nekyla klausimų. Taip pat galite susitarti su kolega, kuris gerai žino jūsų pranešimo turinį, kad pranešimo tempą ir aiškumą vertinsite pagal jo reakciją. Teliks į jį pažvelgti ir suprasite, kaip jums sekasi.

Pabrėžkite svarbiausius dalykus ir intonacija (balso tembru ir greičiu), ir vaizdinėmis priemonėmis. Jei norite ką nors akcentuoti, prieš sakydami padarykite kelių sekundžių pauzę, pakartokite. Norėdami įtvirtinti pateiktą informaciją, pakartoti galite ir kitais žodžiais. Arba tai gali padaryti jūsų kolega.

Pasiruoškite ir papildomą pranešimą – turėkite detalią informaciją, kurios neplanuojate pateikti, tačiau kuri būtų jums prieinama (tai yra žinotumėte, kur jos ieškoti ir ką ji reiškia), jei kam kiltų klausimų. Jei matote, kad į klausimą negalite atsakyti, nespėliokite, o tiesiai pasakykite, kad šios informacijos neturite ir atsakysite vėliau. Ir būtinai pažadą ištesėkite – po pristatymo pasitikslinkite informaciją ir pateikite ją besidomėjusiam kolegai, dar geriau – visiems susirinkimo dalyviams. Taip parodysite, kad ne tik laikotės duoto žodžio, bet esate linkęs patikslinti tai, kas neaišku.

Greičiausiai pranešimo pristatymas, atsakinėjimas į klausimus jums yra įprastas dalykas ir nekelia didelės baimės. Tačiau jei abejojate, ar viskas pavyks sklandžiai, ar būsite suprastas, pranešimui vertėtų ruoštis ne paskutinį vakarą ir keletą kartų peržiūrėti surinktą informaciją. Ne tik tam, kad atsirinktumėte, kas svarbiausia, bet ir kad pati informacija taptų jums puikiai žinoma.

Jeigu jaučiate baimę...

Net labai patyrę pranešėjai jaudinasi. Šiek tiek jaudintis prieš įvykį, kuris mums yra reikšmingas, natūralu. Būtų keista, jei taip nesijaustume. Tačiau viena yra šiek tiek nerimauti (tai verčia pasitempti ir susitelkti) ir kas kita – jaudintis labai stipriai (tai gali neigiamai paveikti pristatymą). Vienas būdų išvengti per didelio nerimo – gerai pasirengti. Tad parepetuokite. Ir negalvokite, kad tai vaikiška. Visi patyrę pranešėjai taip daro, ir ne vien dėl to, kad įsidrąsintų.

Taip jie įvertina, kaip geriau pateikti informaciją, kur daryti pauzes, ką pabrėžti, o ką iš viso praleisti, kokie gali būti nenumatyti trukdžiai, iš anksto įvertina, kur sėdės asmenys, kuriems jų pranešimas yra aktualiausias, kada geriausia pateikti vaizdinę medžiagą, ar pranešėjas ir ekranas bus gerai matomi visiems klausytojams ir pan.Jei tiksliai žinosite, ką, kada ir kaip sakyti, jei žinosite atsakymus į galimus klausimus, jei prisiminsite, ką po ko sakyti, net pametęs susirinkimo planą, jausitės labiau užtikrintas.

Visą straipsnį "Pasiruošimas svarbiam pranešimui (susirinkimai)" skaitykite svetainėje Manager.LT Akademija

Šaltinis: Manager.LT

Įrašykite savo komentarą:

Pasiliekame teisę pašalinti nekultūringus, nesusijusius su tema, pasirašytus kito asmens vardu, pažeidžiančius įstatymus, reklaminius, kurstančius nelegaliems veiksmams komentarus. Privalome specialiosioms Lietuvos tarnyboms pateikti duomenis apie įžeidžiančių, smurtą, rasinę, tautinę, religinę ar kitokią neapykantą skatinančių komentarų autorius. Informuokite redaktorius apie netinkamus komentarus.