Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Kieno rankose įmonės pinigai? Būna, kad niekieno!
Už viską įmonėje atsako vadovas!
Tai neginčijama tiesa. Kiekvienoje įmonėje ši tiesa suprantama ir įgyvendinama savaip, bet vargu ar rasime įmonę, kurioje vadovas nedalyvautų, pavyzdžiui, perkant ir parduodant įmonei priklausantį turtą. Tačiau gyvenimas pilnas paradoksų.
Viena iš turto rūšių – pinigai – ne visada sulaukia įmonės vadovo reikiamo dėmesio. Gal jo pritrūksta dėl to, kad šiais, visuotinio taupymo, laikais vadovai daugiau dėmesio skiria rašiklių ir sąvaržėlių išdavimo tvarkai, o atsiskaitymai ir pinigų kontrolė pavedama buhalteriui. Jam tenka pačiam save kontroliuoti. Tai patogu, bet kartu ir pavojinga. Net ir sąžiningai vykdydamas savo pareigas bet kada gali sulaukti priekaištų, kad pinigus pervedei ne tiems, kam pirmiausia reikėjo. Straipsnyje aptarsime būdus, kaip išvengti tokių situacijų ir sukurti patogią ir patikimą atsiskaitymų tvarką.
Pinigų valdymas banko sąskaitose
Atsiskaitymo negrynaisiais pinigais operacijas įmonėse atlieka buhalterijos darbuotojai ir, žinoma, niekas negalėtų teigti, kad ši darbo funkcija turėtų būti perduota, pavyzdžiui, personalo ar ūkio skyriaus darbuotojams. Beveik visose įmonėse buhalteris yra vienintelis asmuo, kuris perveda pinigus iš įmonės sąskaitos, t. y. parengia bankui mokėjimo nurodymus, juos tvirtina (pasirašo) ir pateikia bankui vykdyti. Jau užmarštin nueina laikai, kai atspausdintus mokėjimo pavedimus (dabartinius mokėjimo nurodymus) savo parašais turėdavo patvirtinti bent du įmonės atstovai – vyr. buhalteris ir įmonės vadovas. Pasirašydamas mokėjimo pavedimus vadovas susipažindavo su įmonės vykdomomis pinigų pervedimo iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos operacijomis ir kartu su vyriausiuoju buhalteriu tapdavo atsakingas už įmonės pinigų naudojimą. Išplitus elektroninė bankininkystei, realiu pinigų valdytojų tapo tas, kuris turi elektroninių kodų generatorių ar kitą analogišką prietaisą. Dažniausiai tai būna buhalteris. Buhalteriui vienam surašyti ir tvirtinti mokėjimo nurodymus yra paprasčiau: nereikia derinti galimų mokėjimų nurodymų sąrašo su įmonės vadovu, nereikia supažindinti vadovo su parengtais mokėjimo nurodymais ir laukti, kol juos patvirtins. Taigi, dirbdamas „vienas“, buhalteris prisiima visą atsakomybę už įmonės pinigus ir mokėjimų teisėtumą. Neabejojame, kad šio žurnalo skaitytojai yra sąžiningi buhalteriai ir neteisėta veikla neužsiima, taigi pinigai atsiduria reikiamoje sąskaitoje. Tačiau tai neapsaugo nuo galimų konfliktų su įmonės vadovu ir savininkais. Įmonės vadovo ir buhalterio nuomonė dėl mokėjimų eiliškumo gali skirtis. Todėl vienam buhalteriui to daryti nepatartina. Ne visi kolegos pagalvoja, kad ir naudojantis elektronine bankininkyste skirtingiems asmenims galima suteikti skirtingus įgaliojimus.
Vadovai ir toliau gali dalyvauti pinigų pervedimo procedūroje: peržiūrėti mokėjimo nurodymus, juos tvirtinti ar atšaukti. Norint operatyviai ir saugiai valdyti įmonės pinigus bankų sąskaitose, reikia:
– išsirinkti banką, kurio siūlomos paslaugos ir jų kokybė tenkina įmonės poreikius. Visi bankai iš esmės teikia analogiškas paslaugas, gali skirtis tik jų kokybė, bankų darbuotojų kompetencija ir geranoriškumas ar kt. Šiame straipsnyje nelyginame bankų ir jų teikiamų paslaugų, tik norime priminti, kad dažnai visų galimybių, kurias siūlo bankai, įmonių vadovai ir darbuotojai net nežino, todėl negali pasinaudoti visomis priemonėmis atlikdami banko operacijas. Pasirenkant banką reikėtų pasidomėti ir jo kreditų skyrimo politika, ir elektroninės bankininkystės teikiamomis galimybėmis. Elektorinės bankininkystės sistemos leidžia sukurti neribotą skaičių vartotojų ir suteikti jiems labai skirtingas teises: leisti tik skaityti informaciją ir spausdinti dokumentus, daryti įmokas ribojant jų dydį arba beveik neribotai. Tokių teisių kombinacija priklauso tik nuo pačios įmonės pageidavimų. Tiesa, reikėtų paminėti, kad operacijoms atlikti skirtų pinigų dydis įmonės atsiskaitomojoje sąskaitoje gali būti ribojamas ir banko iniciatyva, siekiant išvengti internetinės bankininkystės vartotojų atsitiktinių klaidų;
– paskirstyti operacijų su negrynaisiais pinigais atlikimo funkcijas įmonės darbuotojams ir nustatyti jų kompetencijos ribas. Vieniems buhalterijos darbuotojams gali būti suteiktos teisės tik parengti mokėjimo nurodymus ir peržiūrėti bei spausdinti elektroninės bankininkystės sistemoje esančius duomenis (banko išrašus, darbo užmokesčio mokėjimo sąrašus ir kt.). Kiti buhalterijos darbuotojai gali turėti teisę pervesti pinigus iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos, bet jiems turėtų būti nustatoma vienos mokėjimo operacijos maksimali suma, vienos dienos ir mėnesio maksimali mokėjimo suma. Dar kitiems darbuotojams gali būti suteikiamos teisės naudoti paskolų sąskaitose esančius pinigus, sudarinėti darbo užmokesčio pervedimo sąrašus, pagal juos pervedinėti pinigus ir atlikti operacijas su didesnėmis pinigų sumomis. Tokiu būdu būtų ne tik paskirstyti darbai buhalterijos darbuotojams, bet ir atsakomybė.
Darbuotojams suteiktos funkcijos ir jų atliekamų operacijų apribojimai nustatomi su konkrečiu banku pasirašomose elektroninės bankininkystės sutartyse. Įmonės vadovo pageidavimu šios sutartys gali būti bet kada keičiamos. Dauguma bankų leidžia tokių sutarčių veikimą sustabdyti paprasčiausiai apie tai įspėjus banko darbuotojus telefonu.
Be to, reikia nepamiršti, kad įmonės vadovas ar jo įgaliotas asmuo gali ne tik paskirstyti pinigų pervedimo iš įmonės atsiskaitomosios sąskaitos funkcijas darbuotojams ir nustatyti pervedamų pinigų limitus, bet ir pats aktyviai dalyvauti atliekant banko operacijas. Įmonės vadovas (ar jo įgaliotas asmuo) gali pats teikti bankui mokėjimo nurodymus, t. y. buhalterijos darbuotojų parengtus mokėjimo nurodymus patvirtinti elektroninės bankininkystės priemonėmis. Tai galima padaryti tik vieno mygtuko paspaudimu. Tokios priemonės atskiruose bankuose gali būti skirtingos: kodų kortelės, nuolat atnaujinami kodų sąrašai ar kodų generatoriai. Žinoma, kad toks atvejis, kai visus mokėjimo nurodymus privalo pasirašyti tik įmonės vadovas, yra ne visada patogus. Geriausia, kai vadovas nusprendžia, kokius mokėjimus gali atlikti buhalteris savarankiškai, o kokie turi būti „pasirašomi“ tik jo paties.
Vadovai parengtiems mokėjimo nurodymams peržiūrėti ir jiems „pasirašyti“ per dieną sugaišta ne daugiau kaip kelias minutes ir tai gali atlikti bet kurioje vietoje, kur tik yra interneto ryšys. Ši procedūra leidžia jiems įsitikinti, kad pinigai panaudojami tikslingai, ir neabejoti savo įmonės darbuotojų patikimumu, o buhalteriams išvengti nepagrįstų įtarinėjimų ir konfliktų.
Operacijos su grynaisiais pinigais
Pastaruoju metu, kai atsiskaitymų per banką sistemos tapo visiems prieinamos, įmonėse mažėja operacijų su grynaisiais pinigais. Mažėjant grynųjų pinigų vaidmeniui ūkio subjektų veikloje, sumažėjo ir dėmesys tokiam svarbiam įmonės turtui kaip grynieji pinigai. Lietuvos teisės norminiuose aktuose yra gana griežtai reglamentuotas grynųjų pinigų naudojimas ir apskaita. LR Vyriausybės 2000 m. vasario 17 d. nutarimu Nr. 179 patvirtintos Kasos darbo organizavimo ir kasos operacijų atlikimo taisyklės nustato pagrindinius grynųjų pinigų gavimo ir išmokėjimo dokumentavimo reikalavimus, tačiau pagrindinio dalyko – kam ir kada gali ar turi būti išmokami pinigai – nenustato. Atrodytų, ko daugiau reikia. Juk kasos taisyklės aiškiai pasako: kiekvieną kasos išlaidų orderį privalo pasirašyti įmonės vadovas. Tačiau šis reikalavimą ganėtinai dažnai vykdomas formaliai: vadovui pateikiamas pluoštas išrašytų orderių, pagal kuriuos pinigai jau seniausiai išmokėti. Ne visada vadovas turi laiko ir noro įsigilinti į mokėjimų paskirtį.
Kiekvienos įmonės vadovo ir vyriausiojo buhalterio pareiga nustatyti tam tikras taisykles, kurios užtikrintų grynųjų pinigų naudojimo tvarką įmonėje, kontrolę ir apsaugą.
Norint užtikrinti pinigų saugumą įmonėje, reikia:
– nustatyti pinigų naudojimo tvarką;
– paskirti atsakingus asmenis;
– vykdyti pinigų naudojimo kontrolę.
Tik nustačius aiškią ir konkrečią tvarką, kaip ir kada turi būti naudojami pinigai, galima reikalauti iš įmonės darbuotojų atsakomybės, o remiantis nustatyta tvarka ir darbuotojų pareigomis reikalauti, kad administracijos darbuotojai įgyvendintų pinigų naudojimo kontrolę.
Tokios taisyklės nustatomos ne tam, kad baugintų įmonės darbuotojus, o tam, kad būtų aiškiai suformuluoti grynųjų pinigų priėmimo, išmokėjimo, naudojimo ir atsiskaitymo už juos reikalavimai, pavyzdžiui: kas turi teisę iš įmonės kasos gauti grynųjų pinigų, kad nupirktų ūkinių prekių, ir kada reikia atsiskaityti už išleistus pinigus, kokiu periodiškumu kasininkas turi pateikti kasos ataskaitas, kas turi priimti iš pirkėjų grynuosius pinigus – kasininkas ar atskaitingas asmuo, ir t. t.
Tokiose taisyklėse turėtų būti numatyta:
– pinigų priėmimo į kasą atvejai: pirkėjai atsiskaito už pirktas prekes ir paslaugas (kai neprivaloma naudoti kasos aparato), atskaitingi asmenys įmoka pinigus į kasą ir kt. Žinoma, kad ir įmonės tvarkoje neaprašytais atvejais į kasą įmokami grynieji pinigai bus priimami ir apskaitomi, tačiau iš anksto nustatyta pinigų priėmimo tvarka leidžia numatyti galimus dokumentavimo atvejus, o kasininkui – žinoti, kaip teisingai turi būti įformintas ir įregistruotas apskaitoje kiekvienas atskiras pinigų gavimas į įmonės kasą. Pavyzdžiui, šiuolaikinėje buhalterijoje kasininkai ne tik priima ir išmoka pinigus iš kasos, jie registruoja ir įrašus apskaitoje (kai apskaitos programa parengiamas ir spausdinamas pinigų gavimo ar išmokėjimo dokumentas). Todėl siekiant suvienodinti atliekamas operacijas, galima numatyti, kad visais atvejais priimant pinigus iš pirkėjų turi būti registruojamas pirkėjo skolos apmokėjimas, o jau vėliau aukštesnę kvalifikaciją turintis buhalteris patikrins, ar įrašas teisingas. Arba galima leisti pačiam kasininkui spręsti, kokią sąskaitą – pirkėjų skolų, gautų išankstinių apmokėjimų, o gal pajamų – naudoti registruojant įrašą;– pinigų išmokėjimo iš kasos atvejai: išmokamas darbo užmokestis (nustatomi mokėjimo terminai, laikotarpis, per kurį darbo užmokestis turi būti išmokėtas, tam tikrais atvejais – dydžiai ar eiliškumas), išmokama atskaitingiems asmenims, atsiskaitoma su tiekėjais už pirktas prekes ar paslaugas ir kt. Tvarkoje gali būti apibrėžiami konkretūs atvejai, kada grynieji pinigai gali būti išmokami iš kasos, ir numatomas atitinkamas dokumentų įforminimas, pavyzdžiui: kai iš kasos išmokami pinigai tiekėjams už prekes ar paslaugas, turėtų būti ne tik surašomas kasos išlaidų orderis, bet ir iš įmonės tiekėjos atstovo gautas įgaliojimas šiuos pinigus gauti. Be to, kai įmonėje yra nustatyti konkretūs pinigų išmokėjimo iš kasos atvejai, kiekvienas netipinis atvejis priverčia įsijungti kontrolės mechanizmą ir įpareigoja įmonės vadovą ar jo įgaliotą asmenį pasidomėti, kam ir kodėl yra mokami pinigai;
– nustatytas ir pinigų limitas kasoje, t. y. pinigų kiekis, kuris turi būti kasoje nuolat ar tam tikrais laikotarpiais, pavyzdžiui: tuo laikotarpiu, kai rengiamasi išmokėti darbo užmokestį, kasoje turi būti pakankama pinigų suma. Paprastai įmonės vadovas nustato ribas, kokia mažiausia ir didžiausia pinigų suma gali būti kasoje. Turėtų būti nustatyta bent didžiausia riba, kurios negalima viršyti, o esant kasoje daugiau pinigų nei leidžiama, dalis pinigų turi būtį įmokama į įmonės atsiskaitomąją sąskaitą banke. Toks pinigų sumos įmonės kasoje nustatymas leidžia bent iš dalies (tam tikru mastu) užtikrinti pinigų apsaugą įmonėje ir išvengti tokio atvejo, koks įvyko LR Seimo kanceliarijos kasoje, kai buvo pasisavinta beveik pusė milijono litų. Šis konkretus atvejis nenustebimo tuo, kad dingo didelė pinigų suma, bet privertė susimąstyti, ar viešajame sektoriuje apskritai yra tvarka. Tikriausiai ne vienam kilo klausimas, kam valstybinėje institucijoje gali būti reikalinga tokia milžiniška grynųjų pinigų suma, o jeigu jos nereikia įprastinei įstaigos veiklai vykdyti, tai kaip ji atsirado kasoje;
– pinigų išmokėjimo atskaitingiems asmenims ir pinigų priėmimo iš atskaitingų asmenų taisyklės. Kasininkas, išmokėdamas pinigus iš kasos, vadovaujasi įmonės vadovo įsakymais, kuriais darbuotojai buvo paskirti atskaitingais asmenimis. Įsakymuose gali būti įvardyti ne tik konkretūs asmenys, kuriems leidžiama atsiskaityti įmonės vardu, bet ir nustatomos sumos, kurias leidžiama per tam tikrą laikotarpį išduoti iš kasos tiems atsiskaitymams atlikti. Taip pat iš atskaitingų asmenų gali būti reikalaujama ne tik pateikti ataskaitas, kaip jie panaudojo pinigus, bet ir grąžinti pinigų likutį;
– atsakingų asmenų atsiskaitymo tvarka.. Tokia tvarka gali apimti tiek kasininko, tiek atskaitingų asmenų atsiskaitymo tvarką. Turi būti numatyta, kokiu periodiškumu kasininkas ir atskaitingi asmenys turi pateikti ataskaitas, jų sudarymo forma ir kiti reikalavimai (pavyzdžiui: popieriuje ar elektroninėje laikmenoje, avanso apyskaitą pateikti kartu su įsigyto ir perduoto naudoti turto nurašymo aktais ar be jų, ir pan.). Labai svarbu, kad gautų ir išmokėtų pinigų ataskaitos būtų pateikiamos buhalterijai laiku ir būtų galima apskaitoje operatyviai registruoti informaciją, t. y. atlikti pirkimo PVM atskaitą, registruoti patirtas sąnaudas ir kontroliuoti grynųjų pinigų likutį tiek kasoje, tiek pas atskaitingus asmenis.
Norint įgyvendinti pinigų naudojimo, saugojimo ir apskaitos kontrolės mechanizmą, tvarkoje reikia nurodyti ir ataskaitas gaunančio asmens (paprastai buhalterijos darbuotojo) pareigas: patikrinti ataskaitą, įvertinti išlaidų teisėtumą ir patvirtinti ataskaitą ar, pavyzdžiui, avanso apyskaitas pateikti tvirtinti įmonės vadovui ar įgaliotajam asmeniui, pareikalauti iš atskaitingo asmens nepanaudotų pinigų likutį grąžinti į įmonės kasą ar įmonėje nustatyta tvarka leisti nepanaudotų pinigų likutį perkelti į ateinantį ataskaitinį laikotarpį.
Įmonės kasoje ar kasos operacijų atlikimo vietoje (kai atsiskaitant grynaisiais pinigais naudojami kasos aparatai) turi būti sudarytos reikiamos sąlygos gryniesiems pinigams saugoti. Įmonės vadovai turi žinoti, kad reikalauti darbuotojų visiškos materialinės atsakomybės už jiems patikėtus įmonės pinigus galima tik tuomet, kai darbuotojai turi galimybę saugiai juos laikyti. Nesudarius bent minimalių saugos sąlygų (neskyrus kasai atskiros specialiai įrengtos patalpos su seifu ir apsaugos sistema; pardavimo vietoje, kur naudojami kasos aparatai, neįrengus vietos su seifu pinigams, išimtiems iš kasos aparato, laikinai saugoti; periodiškai neinkasuojant pinigų naudojantis bankų ar saugos tarnybų paslaugomis ir kt.), tikėtis, kad įmonės turtas pats savaime yra saugus, nereikėtų.
Be to, yra būtina pinigų, kaip ir kiekvieno turto, inventorizacija. Įmonėje gali būti atliekama ne tik metinė inventorizacija ir inventorizacija keičiantis materialiai atsakingam asmeniui, kurias privaloma atlikti vadovaujantis LR Vyriausybės 2008 m. balandžio 17 d. nutarimu Nr. 370 patvirtintomis Inventorizacijos taisyklėmis, bet ir periodinės inventorizacijos, atsižvelgiant į įmonės poreikius, ir net specialiosios („netikėtos“) inventorizacijos, siekiant įgyvendinti įmonėje kontrolės funkcijas.
Visos šios priemonės, įtvirtintos įmonės vidiniame teisės akte (įsakyme ar tvarkoje), leidžia išvengti pinigų praradimo, jų neteisėto pasisavinimo atvejų ir net užkirsti kelią galimam dokumentų klastojimui.
Konsultantė Rūta Zaikauskienė
UAB „Pačiolis“
Šaltinis: www.paciolis.lt