Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Kai keičiasi įmonės vyriausiasis buhalteris...
Darbų perdavimo procedūros
Vyriausieji buhalteriai, kaip ir kiti darbuotojai, keičia darbo vietas dėl įvairių priežasčių: ieškodami didesnio atlyginimo, geresnių darbo sąlygų, ramesnio darbo ar kt. Tačiau vyr. buhalterio pasikeitimas įmonėje gali sukelti stresą įmonės vadovui, ir pačiam vyr. buhalteriui, išeinant iš darbo ar atėjus į naują darbo vietą, ne visada būna viskas aišku. Darbų perdavimas labai atsakinga procedūra. Kartu perduodama ir visa atsakomybė už tinkamą buhalterijos tvarkymą. Kadangi vyr. buhalterio pasikeitimo įmonėje tvarkos nereglamentuoja jokie teisės aktai, manome, kad reikėtų aptarti svarbiausias procedūras, kurias patariame atlikti keičiantis įmonės vyr. buhalteriui.
Darbo santykiai su vyr. buhalteriu, kaip ir su bet kuriuo kitu darbuotoju, įforminami darbo sutartimis. Jeigu vyr. buhalterio darbas tiesiogiai susijęs su materialinių vertybių saugojimu, priėmimu, išdavimu, pardavimu, pirkimu ir pan., su juo sudaroma visiškos materialinės atsakomybės sutartis. Ši sutartis įforminama raštu.
Darbų ir dokumentų perdavimas ir priėmimas
Įforminus darbo santykius, naujas darbuotojas perima buvusio vyr. buhalterio darbus ir dokumentus. Šią procedūrą galima suskirstyti į keletą etapų:
1) Įmonės vadovas išleidžia įsakymą dėl darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo.
Pirmiausia įmonės vadovas išleidžia įsakymą dėl naujojo vyr. buhalterio priėmimo į darbą, įtraukdamas į jį punktą dėl darbų ir dokumentų perėmimo iš išeinančio iš darbo buhalterio, arba pasirašo atskirą įsakymą dėl darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo. Toks įsakymas turėtų būti svarbus ir įmonės vadovui, jeigu jam svarbi tvarka buhalterijoje, ir priimtam vyr. buhalteriui, kad būtų galima išvengti chaotiško, užsitęsusio darbų perdavimo. Tokiame įsakyme patartina nurodyti:
- - darbų ir dokumentų perdavimo ir priėmimo terminą.
Vadovaujantis Darbo kodekso nuostatomis, bendruoju atveju darbuotojas gali nutraukti darbo sutartį, perspėjęs darbdavį prieš 14 dienų, todėl darbai ir dokumentai turi būti perduoti ir perimti iki buvusio vyr. buhalterio išėjimo. Jeigu dokumentų labai daug, galima sudaryti dokumentų perdavimo grafiką. Terminų nurodymas formalizuoja pačią darbų perdavimo procedūrą, pagal juos galima kontroliuoti darbų eigą;
- - kokie dokumentai perduodami.
Dokumentų sąrašas priklauso nuo to, už kokius dokumentus vyr. buhalteris atsakingas. Tai gali būti, pavyzdžiui, įvairūs apskaitos registrai, banko sąskaitų kortelės, čekių knygutės, įvairios sutartys su bankais ir pan. Pastaruoju metu vis populiarėja atsiskaitymai internetu. Dažniausiai tokius pervedimus daro vyr. buhalteris, turėdamas banko sąskaitos kodų kortelę arba specialų įrenginį – generatorių. Kodų kortelė ir (arba) generatorius taip pat turi būti nurodyti dokumentų perdavimo–priėmimo akte. Be to, naujajam vyr. buhalteriui reikėtų iš karto pagalvoti ir apie kodų keitimą;
- - darbų perdavimo ir priėmimo komisijos sudėtį (jeigu tokia komisija bus sudaroma).
Esant būtinybei (pvz., įmonė didelė ir labai daug dokumentų arba siekiant užtikrinti perdavimo objektyvumą, kad vėliau nekiltų jokių neaiškumų ir pan.), gali būti sudaroma dokumentų perdavimo–priėmimo komisija. Tai gali būti inventorizaciją atliekanti komisija;
- - kitus asmenis, dalyvaujančius perduodant ir - priimant darbus (pvz., auditoriai, vidaus auditoriai, buhalterijos darbuotojai, įmonės administracijos atstovai ir kt.);
- - įmonės vidaus dokumentus (pvz., įsakymus, potvarkius, nuostatus), kuriuose minimas išeinantysis buhalteris ir kuriuos dėl to reikia tikslinti. Jeigu tokie dokumentai dar neatrinkti, galima nurodyti terminą, per kurį pakeitimai turi būti padaryti, ir paskirti atsakingą asmenį;
- - duomenų, turto saugumo užtikrinimo priemones (pvz., banko kortelių, seifų kodų keitimo tvarką ir kt.).
2) Atliekama įmonės turto ir įsipareigojimų inventorizacija.
Vadovaudamosi LR Vyriausybės 1999 06 03 nutarimu Nr. 719 „Dėl inventorizacijos taisyklių patvirtinimo“, įmonės privalo atlikti inventorizaciją ne rečiau kaip kartą per metus prieš metinės finansinės atskaitomybės sudarymą. Inventorizacija atliekama ir keičiantis materialiai atsakingiems asmenims, taip pat įmonės administracijos vadovas gali pavesti atlikti inventorizaciją ir dėl kitų priežasčių. Taigi, jeigu vyr. buhalteris keičiasi prieš metinės atskaitomybės sudarymą arba jis buvo materialiai atsakingas asmuo, inventorizaciją atlikti būtina. Keičiantis vyr. buhalteriui, patartina inventorizaciją atlikti bet kokiu atveju, nes inventorizacijos tikslas – nustatyti, ar faktiškai turto rasta tiek, kiek užregistruota apskaitoje. Inventorizacija padės ne tik nustatyti realią turto būklę, bet tuo pačiu ir patikrinti, ar apskaita tvarkoma tvarkingai, bei nustatyti jos gerinimo gaires.
3) Patikrinama apskaita ir atskaitomybė.
Jeigu įmonė neatlieka finansinės atskaitomybės audito, geriausia, prieš perduodant darbus naujam vyr. buhalteriui, atlikti patikrinimą, surašant rezultatus į atitinkamus dokumentus:
- - turto ir nuosavybės sąskaitų likučių suvestinėje lentelėje pagal apskaitos registrų duomenis surašomi sąskaitų likučiai buhalterijos perdavimo dieną. Jeigu tokių likučių neįmanoma greitai nustatyti, į lentelę surašomi artimiausio mėnesio ar kito ataskaitinio laikotarpio, kurio duomenys jau apibendrinti buhalterinėse sąskaitose, pabaigoje buvę likučiai. Šie duomenys vyriausiojo buhalterio funkcijas perimančiam asmeniui tampa atskaitos tašku tolesnėms operacijoms registruoti;
- - taip pat atitinkamu dokumentu, sudarant užbalansinių sąskaitų suvestinę lentelę, perduodami nebalansinėse sąskaitose apskaitomo turto ir įsipareigojimų likučiai;
- - sutikrinant Didžiosios knygos sąskaitų ir jas detalizuojančių analitinės apskaitos kortelių duomenis, sudaromas sintetinės ir analitinės apskaitos duomenų sutikrinimo aktas. Radus kokius nors neatitikimus, pradžioje bandoma nustatyti ir pašalinti jų priežastis, o jeigu tai nepavyksta, neatitikimai turi būti užfiksuoti akte;
- - patikrinama, ar tvarkingai saugomi dokumentai įmonės buhalterijoje ir archyve, ar laikomasi saugojimo reikalavimų. Tai užfiksuojama surašant įmonės archyve ir buhalterijoje saugomų bylų būklės aktą. Visi šie dokumentai pridedami prie priėmimo–perdavimo akto ir laikomi jo priedais. 1
4) Perduodami ir priimami darbai ir dokumentai (pirminiai dokumentai, finansinės ir mokestinės apskaitos registrai, finansinė ir mokestinė atskaitomybė ir kiti dokumentai).
Einamojo ataskaitinio laikotarpio dokumentai, kurie iki metinės finansinės atskaitomybės sudarymo dažniausiai laikomi buhalterijoje, perduodami naujam vyr. buhalteriui. Jeigu vyr. buhalterio pareiginiuose nuostatuose yra numatyta, kad jis atsakingas už archyvą, jam taip pat perduodami ir archyvo dokumentai. Vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta 2005 12 30 Lietuvos archyvų departamento prie LR Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakymu Nr. V-130 ir Lietuvos archyvų departamento prie LR Vyriausybės direktoriaus įsakymu Nr. 13 „Dėl buhalterinės apskaitos dokumentų saugojimo terminų“, dauguma buhalterinių dokumentų saugoma ne trumpiau kaip 10 metų, o tam tikri dokumentai – net 75 metus. Perduodant dokumentus naujam vyr. buhalteriui, taip pat perduodami ir įmonės archyve saugomi dokumentai. Perimdamas dokumentų bylas, vyr. buhalteris turėtų atkreipti dėmesį, kaip jos sudarytos. Vadovaujantis Dokumentų paėmimo taisyklių, patvirtintų VMI prie LR finansų ministerijos viršininko 2004 05 03 įsakymu Nr. VA-85, 9 punkto nuostatomis, dokumentų bylose esantys dokumentai turi būti susegti (susiūti) ir sunumeruoti. Jeigu archyvo bylos nesutvarkytos, vadovas gali išleisti įsakymą, kad išeinantis vyr. buhalteris iki darbo santykių nutraukimo dienos sutvarkytų archyvo bylas (jeigu jis buvo atsakingas už archyvą).
5) Sudaromas dokumentų perdavimo–priėmimo aktas.
Perdavus ir priėmus dokumentus, sudaromas darbų perdavimo–priėmimo aktas. Toks aktas reikalingas atsakomybei tarp vyriausiojo buhalterio funkcijas perduodančio ir jas priimančio asmens padalyti. Teisės aktai nereglamentuoja nei tokio akto sudarymo, nei jo formos, todėl toks aktas sudaromas laisva forma. Darbų perdavimo–priėmimo aktas pirmiausia sudaromas tam, kad būtų galima nustatyti iš darbo išeinančio ir pradedančio dirbti vyr. buhalterių atsakomybės ribas. Kadangi aktas yra laisvos formos, ką jame rašyti, nustato pati įmonė. Tačiau patartina šiame akte pateikti tokią informaciją:
- - teisės aktuose nustatytus rekvizitus;
- - perduodančių ir priimančių asmenų vardus, pavardes;
- - įsakymo, kurio pagrindu atliktas darbų perdavimas ir priėmimas, datą ir numerį;
- - perduotų archyve saugomų bylų kiekį, numerius ar kitus identifikacinius požymius (jeigu perduodamos ir archyvo bylos);
- - buhalterijoje saugomų perduotų bylų kiekį, jų numerius ar kitus identifikacinius požymius;
- - nepanaudotų bankų čekių knygučių serijas ir numerius;
- - perduotų antspaudų kiekį;
- - inventorizacijos duomenis;
- - kitą informaciją.
Prie dokumentų perdavimo–priėmimo akto patartina pridėti kasoje esančių piniginių lėšų inventorizacijos aktą, paskutinės atliktos inventorizacijos rezultatus, paskutinio audito duomenis (jeigu auditas buvo atliktas), turto ir nuosavybės sąskaitų likučių suvestinę lentelę, sintetinės ir analitinės apskaitos duomenų sutikrinimo aktą, užbalansinių sąskaitų suvestinę lentelę, įmonės archyve ir buhalterijoje saugomų bylų būklės aktą. 1
Jeigu perduodant dokumentus paaiškėja, kad yra ne visi dokumentai, tai būtinai turi būti nurodyta darbų perdavimo–priėmimo akte.
Aktas sudaromas trimis egzemplioriais: vienas paliekamas įmonėje, antras perduodamas naujam vyr. buhalteriui, trečias atiduodamas išeinančiam vyr. buhalteriui.
Jei išeinantis vyr. buhalteris turi pastabų, jis gali įrašyti jas į darbų perdavimo–priėmimo aktą.
Vadovaujantis Juridinio asmens pranešimo apie jo registravimo duomenų Mokesčių mokėtojų registre papildymą (pakeitimą) ir šių duomenų papildymą (pakeitimą) mokesčių administratoriaus iniciatyva taisyklių, patvirtintų VMI prie LR finansų ministerijos viršininko 2004 12 15 įsakymu Nr. 189 (VMI prie LR FM viršininko 2006 02 28 įsakymo Nr. VA-21 redakcija), 30.4 punktu, mokesčių mokėtojas privalo per 5 darbo dienas pranešti Registro tvarkytojui apie apskaitą tvarkančio asmens duomenų pasikeitimą.
Apie vyr. buhalterio pasikeitimą įmonė gali informuoti pagrindinius savo partnerius, taip pat visus įmonės padalinius (jeigu tokių turi).
Savaitraštis „Buhalterija“ 2007 m. Nr. 1 (112)
Marina Guptor
UAB „Pačiolis“ konsultantė
Šaltinis: www.paciolis.lt