Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Brangiai kainuojantis neapdairumas
Biure pats darbo įkarštis: oras įkaitęs nuo skubėjimo, darbuotojų veiduose – susikaupimas ir lengvas nerimo šešėlis (ar spėsime atlikti svarbų užsakymą?), skyriuose rūšiuojamos prekės, tvarkomi dokumentai. Įmonių kasdienybė... Tik staiga susigriebiama – nėra skylamušio! Tenka apibėgti kolegas, užlėkti į kelis kabinetus, kol skylamušis (atrodo, toks menkniekis...) atsiduria reikiamoje vietoje. Ir kai iki skubaus darbo pabaigos lieka vienas žingsnis, suveikia kiaulystės dėsnis – spausdintuvo rašalo kasetė pasirodo esanti tuščia, o stalčiuje atsarginės nėra. Susinervinę darbuotojai, nepatenkintas klientas, piktas bosas... O gal tai visai ne kiaulystės dėsnis? Gal tai aplaidumas?
Būtini ir antraeiliai daiktai
Segtuvai, popierius, pieštukai... Atrodo, smulkmena. Tačiau tai tarsi maži sraigteliai didžiuliame mechanizme – jų nebus, ir mechanizmas subyrės. Nedidelėse įmonėse rūpinimasis tais „sraigteliais“ dažniausiai tenka sekretorei ar administratorei. Kokių biurui reikalingų daiktų ji turėtų nepamiršti?
Kai kurie vadovai biurui reikalingus daiktus skirsto į būtinus ir antraeilius, suteikiančius daugiau patogumo, bet nelemiančius darbo kokybės ir spartumo. Prie būtinųjų priskiria, žinoma, baldus: stalus, kėdes, spintas, lentynas, spinteles. Ką tik įkurta įmonė turi gerą progą apgalvoti, kokių baldų jai reikia, kad sutaupytų kuo daugiau vietos, pinigų, o biuras atrodytų patrauklus ir jaukus. Turbūt retas galėtų produktyviai dirbti ant nepatogios, suklypusios kėdės prie mažučio stalo, įtartinai sutreškančio uždėjus segtuvą... Be abejo, darbuotojas nesėdės prie tuščios darbo vietos – ranka pasiekiami turėtų būti tušinukai, pieštukai, trintukai, žirklės, žymekliai, lapeliai užrašams, susegėjai, skylamušis ir kitos kanceliarinės prekės.
Kažin ar kuri įmonė apsieitų be telefonų, kompiuterių, spausdintuvų, kopijavimo aparatų ir jiems būtinų priedų: dažančiųjų miltelių, spausdintuvo kasečių, kompaktinių diskų, kompiuterinių diskelių?
Kiti būtini daiktai, vadovų nuomone, – stalo šviestuvai, popierius spausdintuvui, kopijavimo aparatui, lapeliai užrašams, vokai, segtuvai, įmautės, vizitinės kortelės, įvairios ūkinės prekės (muilas, popieriniai rankšluosčiai, tualetinis popierius, maišai šiukšlėms), virdulys, puodeliai, šiukšliadėžės.
Na, o be kompiuterinių diskelių ir kompaktinių diskų saugyklų, pieštukinių, dėklų dokumentams biuro darbas, žinoma, nesustotų. Bet... Kuri darbo vieta būtų mielesnė? Ar stalas, ant kurio rašymo priemonės sudėtos į pieštukines, dokumentai – specialiuose dėkluose, kompiuteriniai diskeliai – tam skirtose saugyklose, ar ant stalo išrikiuotos krūvos rašiklių, lapelių, o stalčiuose tarp gausybės sąvaržėlių, trintukų ir kompaktinių diskų – šūsnis dokumentų? Kai kurie vadovai mano, kad neverta leisti pinigus įvairioms smulkmenoms: „Kam pirkinėti nebūtinus daiktus, kai pinigų ir taip visuomet trūksta? Geriau tas lėšas investuoti svarbesniems dalykams, kurie atneštų įmonei naudos. Negi darbuotojas negali atsinešti savo užrašų knygelės, jeigu ji jam reikalinga?“
Antraeiliai dalykai, kai kurių direktorių nuomone, – tai ir įvairūs dėklai vizitinėms kortelėms, pieštukinės, užrašų knygelės, bloknotai. Nuomonės išsiskyrė dėl kai kurių ūkinių prekių (servetėlių, indų ploviklio), maisto produktų (kavos, arbatos, geriamojo vandens ir kt.), indų, kavos aparatų, laikrodžių, gėlių, įvairių interjero papuošimų, stalo kalendorių. Vieni mano, kad šie daiktai suteikia patogumo, jaukumo ir komforto, o tai turi įtakos darbo kokybei, be to, darbuotojas didžiąją dienos dalį praleidžia darbe, todėl pasirūpinti jo patogumu tiesiog būtina. Kitų nuomone, įmonė neprivalo maitinti darbuotojų ir apstatyti jų darbo kabineto gėlėmis.
Kad tuščia spausdintuvo kasetė nenubaidytų kliento
Užsakyti reikiamą daiktą galima tuomet, kai jis paprasčiausiai baigiasi. Tačiau daugumai biuro administratorių toks būdas nėra priimtinas, nes, dirbant dar ir kitus darbus, beveik neįmanoma laiku pastebėti, kada baigiasi popierius, klijai ar pritrūksta kokio segtuvo. Jei nebus po ranka žymeklio ar pieštuko, visuomet šalia atsiras kolega, kuris tai turės, tačiau jei pasibaigs, tarkim, rašalas spausdintuvo kasetėje, tuomet galima prarasti dalį pelno ar netgi klientą. Įsivaizduokit: sutarėte su klientu, kad tam tikrą valandą paruošite jo užsakytą brošiūrų maketą. Kai jau viskas parengta ir belieka jį išspausdinti, pastebite, kad spausdintuvo kasetė... tuščia. Galima bėgti į artimiausią parduotuvę ir mokėti brangiau, galima tartis su klientu, kad palauktų, ir sumenkinti savo įvaizdį (tik ar kiekvienas klientas sutiks laukti ir mokėti tokią pačią pinigų sumą?), galima pavėluoti ir netekti kliento su visais pinigais... Bet galima ir pasirūpinti visais būtinais daiktais iš anksto arba pasinaudoti kai kurių biuro administratorių ar sekretorių patirtimi – turėti keleto būtiniausių prekių atsargų nenumatytiems atvejams.
Kitas užsakymo būdas – surinkti iš darbuotojų sąrašus su jiems reikalingomis prekėmis. Tuomet nuperkamos visos prekės iškart ir taip sutaupoma. Be to, turint tokį sąrašą, nesudėtinga padaryti analizę: kokių daiktų sunaudojama daugiausia, kurie darbuotojai ir kodėl piktnaudžiauja – užsako per daug ir per dažnai. Kai nuolat atliekama tokia analizė, būna kur kas aiškiau, kada kokį daiktą vėl reikės pirkti.
Kaip tvarkomasi biuruose šiandien
Mažose įmonėse sekretorė ar biuro administratorė dažniausiai stebi, kokių būtiniausių prekių, skirtų bendram naudojimui, reikia užsakyti. „Mūsų įmonėje popierius, spausdintuvų kasetės, diskeliai ir kiti panašūs daiktai guli bendroje spintoje. Nuolat pasižiūriu, ar ko nors netrūksta. Atėjęs naujas darbuotojas aprūpinamas rašymo priemonėmis, žirklėmis, pieštukine, skylamušiu, dokumentų susegėju ir kitomis smulkmenomis. Jei šiuos daiktus jis pameta, naujais pasirūpina pats“, – biuro prekių naudojimo tvarką atskleidė administratorė. Paklausta, ar nepasitaiko tendencijos „kiek noriu, tiek imu“, administratorė sakė, kad gal kokį lapą kitą ir pasiima darbuotojas savo reikmėms – nuo to įmonė nuostolio nepatiria, tačiau piktnaudžiavimui kelias užkertamas vedant apskaitą – maždaug žinoma, kiek kokių daiktų gali prireikti per mėnesį. Jei išnaudojama kur kas greičiau, per susirinkimus svarstomos taupymo galimybės.
Kitose įmonėse tvarka dar griežtesnė – jei prireikia popieriaus spausdintuvui ar, tarkim, segtuvo, registruojamasi specialiame žurnale: kiek, kada ir ko paimta. Mėnesio pabaigoje žurnalas parodomas direktoriui. Biuro administratorė mano, kad piktnaudžiauti nėra jokių galimybių – viskas kaip ant delno.
Kitur nėra nei apskaitos, nei bendrų spintelių. Dažniausiai mažose firmose įprasta, kad sekretorė ar administratorė periodiškai pasižiūri, kokių daiktų trūksta, paklausia apie tai kolegų. Kai prekės nuperkamos, jos išdalijamos darbuotojams.
Didesnėse įmonėse sekretorei, turinčiai daug svarbaus darbo, būtų sunku stebėti, kam ko trūksta, ir laiku nupirkti reikiamų prekių, todėl paprastai ji surenka iš darbuotojų jiems reikalingų daiktų sąrašą ir užsako viską iš karto. Dažniausiai sąrašą elektroniniu paštu pateikia skyrių įgalioti asmenys.
Puiku, jei vadovas pasitiki savo sekretore ir leidžia jai pačiai spręsti, kokių daiktų reikia biurui ir kaip juos užsakinėti. Kadangi kiekviename biure – sava vidaus tvarka, todėl tik atėjusiai naujai administratorei ar sekretorei vertėtų sužinoti, kokios prekės ir kaip užsakomos, ar sąrašą reikia derinti su vadovu ir pan. Priešingu atveju gresia šefo nemalonė dėl iššvaistytų pinigų. Tuo jau įsitikino vienos įmonės sekretorė: „Buvau neseniai priimta į darbą, užsakiau daugybę daiktų: segtuvų, tušinukų, popieriaus... Stengiausi rasti kuo pigesnių, bet geros kokybės. Labai apsirikau neišsiaiškinusi visų smulkmenų – pasirodo, įmonėje nusistovėjusi tvarka, kad įvairūs dokumentai dedami į skirtingų spalvų segtuvus, rašoma tik su tam tikros rūšies tušinukais, geriama tik vienos rūšies kava... Direktoriaus nuomone, tuo pasidomėti turėjau pati.“
Kitoje įmonėje tvarka labai savotiška. Kai laukiama itin svarbaus svečio ar kliento, ištraukiami gražūs indai, perkama geros kokybės kava ir arbata, tvarkomi kabinetai, žiūrima, kad nieko nepritrūktų. „Kažin kas labiau gerbiamas ir vertinamas – svečias ar darbuotojas?“ – užduoda retorinį klausimą tos firmos darbuotojas, skanios kavos paragaujantis tik užklydus svečiui.
Beveik visose nedidelėse firmose sekretorė ar administratorė pati važiuoja į parduotuvę prekių, nes perka po nedaug ir nedažnai. Jei prireikia daugiau ar įmonė didesnė, užsakoma telefonu, elektroniniu paštu ar faksu. Vienoje nedidelėje įmonėje sekretorė niekuomet nevažiuoja pati. „Jos darbas – padėti man valdyti įmonę, o ne gaišti laiką bėgiojant po parduotuves. Be to, nors tai gera, atsakinga darbuotoja, aš negaliu būti tikras, kad ji, eidama pirkti biurui reikalingų prekių, nesutvarkys vieno kito asmeninio reikalo. Nepritariu, kad, pirkdama pati, sutaupytų įmonės lėšų – produktyviai panaudotas laikas kur kas brangesnis“, – dalijasi mintimis vadovas.
Ar plačiai atverti piniginę?
Ant sekretorės pečių gula keli svarbūs darbai: apžvelgti įvairių tiekėjų siūlomas kainas, surasti tinkamiausią asortimentą siūlančias įmones ir sužinoti pristatymo kainas bei sąlygas. Turbūt opiausia problema – kaip išleisti kuo mažiau pinigų ir nupirkti kokybiškas prekes. Vienose įmonėse paskirta nekintanti suma biuro reikmėms, kitose ji svyruoja – priklauso nuo tuo metu reikalingo prekių kiekio. Tai suprantama. Bet kodėl kartais panašų darbuotojų skaičių turinčių ir analogiškas paslaugas siūlančių firmų išlaidos kardinaliai skiriasi?
Matyt, tai lemia kelios priežastys. Kartais įmonės valdžia į biuro aprūpinimą žiūri gana atsainiai – jie mano, kad nėra reikalo pirkti įvairių smulkmenų (tušinukų, trintukų, sąvaržėlių... ), kad šiais daiktais darbuotojas gali pasirūpinti ir pats. „Juk darbuotojams niekas neperka nei batų, nei drabužių, su kuriais jie eina į darbą, tai kodėl turime pirkti tušinukus ar trintukus, kuriais jie naudojasi darbe? Taip po truputį gali įsigeisti vis kitokių, brangesnių, daiktų, motyvuodami, kad jie reikalingi darbui. Be to, kam apkrauti biuro administratorę pieštukų pirkimu, kai jį atsinešti nėra sudėtinga, o sekretorė turi ir taip daug svarbesnio darbo“, – mano vienos įmonės vadovas.
Kitoje firmoje vyrauja nuomonė, kad tušinuką atsinešti, pasiskolinti ar nusipirkti pačiam darbuotojui – ne problema, tačiau tai nėra tikslinga, nes gaištamas laikas ir atsitraukiama nuo pagrindinio darbo. Čia firmos lėšomis visi aprūpinami reikalingais daiktais, netgi su darbu susijusia periodine spauda.
Dar viena priežastis, kodėl firmos sunaudoja kartais labai skirtingas pinigų sumas, – perdėtas taupymas arba švaistymas. Vienose firmose vadovas ir jo pavaduotojai aprūpinami visais jų darbui reikalingais daiktais, o eiliniai darbuotojai priversti taupyti. Vienos įmonės biuro administratorė pasakojo, kad taupymas ne tik nepadeda didinti pelno, bet ir kenkia darbo efektyvumui: darbuotojai turi kopijuoti ant abiejų lapo pusių, o pasibaigus popieriui, neleidžiama pirkti naujo, kol dar neatėjo numatytas laikas. Kitoje – atvirkščiai: darbuotojai užsakinėja prekių tiek, kiek nori – niekas nekontroliuoja, kiek jie sunaudoja popieriaus, spausdintuvo kasečių ar kompaktinių diskų. Biuro administratorės nuomone, toks vadovo dosnumas suteikia galimybę leisti šaknis nesąžiningumui – darbuotojai naudoja biurui skirtus daiktus savo reikmėms.
Sonata Gruodytė
Šaltinis: www.paciolis.lt