Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Nėra atsakomybės, nebus ir rezultatų
Kiekvienos įmonės veikla yra daugiau ar mažiau sudėtinga ir įvairialypė. Jos sėkmė priklauso nuo daugelio išorinių (pavyzdžiui, parduodamų prekių paklausos rinkoje, konkurentų veiksmų, šalyje esančios mokesčių sistemos ir pan.) bei vidinių, t. y. priklausiančių nuo pačios įmonės, veiksnių (pavyzdžiui, produktų kokybės, gamybinių bei veiklos išlaidų optimizavimo, gebėjimo reklamuoti parduodamas prekes ir pan.). Norint efektyviai valdyti įmonę, jos veiklą, reikia sugebėti atsižvelgti į kuo didesnį tokių veiksnių skaičių, juos tinkamai įvertinti tam, kad būtų galima priimti racionalius valdymo sprendimus. Be abejo, vienas ar du žmonės, t. y. aukščiausieji įmonės vadovai, nesugebėtų to padaryti, nes jie paprasčiausiai fiziškai negalėtų aprėpti nei visos įmonės veiklos, nei jai įtaką darančių veiksnių. Todėl kiekvienos įmonės veikla yra suskaidoma - paskirstoma atskiriems įmonėje sukurtiems padaliniams, perduodant jiems vykdyti atitinkamas įmonės veiklai reikalingas funkcijas, pavyzdžiui, žaliavų tiekimo, produktų gamybos organizavimo, prekių pardavimo, buhalterinės apskaitos ir kt.
Įmonėje esančių struktūrinių padalinių pobūdis, jų atliekamos funkcijos bei atsakomybė už savo darbą priklauso nuo įmonės pasirinktos valdymo organizavimo formos. Tačiau bet kokiu atveju paskirstyti įmonės veiklos sritis bei funkcijas atskiriems padaliniams yra tiesiog būtina. Tokių padalinių vadovai jau gali aprėpti jų vadovaujamose srityse vykstančius procesus, įvertinti jiems įtaką darančius veiksnius ir pagal savo kompetenciją tuos procesus kontroliuoti. Struktūriniai įmonės padaliniai, atliekantys konkrečias funkcijas ir atsakantys už savo veiklą, menedžmento apskaitoje, kuri yra vienas iš pagrindinių valdymo instrumentų, vadinami atsakomybės centrais. Atsakomybės centrų temą jau šiek tiek nagrinėjome žurnale2. Pavadinime esantis žodis "atsakomybė" pabrėžia, kad šie centrai įmonėje sudaromi pagal atsakomybės už jų vykdomą veiklą ir jos rezultatą nustatymo principą. Atsakomybės už pavestą veiklos barą numatymas yra labai svarbi sudedamoji įmonės valdymo dalis, nes, jei nebūtų atsakomybės, būtų neįmanoma darbuotojų nei kaip nors motyvuoti, skatinti, nei tinkamai kontroliuoti jų darbą, kitaip tariant, būtų neįmanoma valdyti įmonę. Todėl kiekvienas įmonės darbuotojas - nuo žemiausios valdymo grandies darbuotojų iki aukščiausio rango vadovų - turi žinoti ne tik savo darbus, bet ir už ką jis atsako. Tik tuomet galima tikėtis, kad visos įmonės veikla bus sėkminga.
Atsakomybės centrų įmonėje gali būti labai daug ir jų veikla, dydis, atsakomybės ribos gali labai skirtis. Atsakomybės centrams, jų sudarymui įmonėje keliami tam tikri reikalavimai, kurių būtina laikytis norint efektyviai juos valdyti. Pirmasis iš reikalavimų yra tas, kad kiekvienas atsakomybės centras turi būti susietas su įmonės gamybine organizacine struktūra. Tai reiškia, kad jis turi vykdyti ir atsakyti už konkrečias aiškiai apibrėžtas įmonės gamybinės, prekybinės ar administracinės veiklos funkcijas, pavyzdžiui, pardavimų padalinys yra atsakingas už įmonės gaminamų (ar perkamų perparduoti) prekių pardavimą. Antrasis labai svarbus reikalavimas: kiekvienas, net ir pats smulkiausias įmonės atsakomybės centras turi turėti savo vadovą, kuris būtų vienareikšmiškai atsakingas už to centro veiklą ir jo rezultatus. Būtina labai aiškiai nustatyti centro vadovo įgaliojimus bei atsakomybės ribas. Apskritai tokių centrų vadovus reikėtų orientuoti ne į tai, ko jie negali daryti, t. y. kas jiems draudžiama, bet į tai, ką jie gali ir turi daryti, kokius klausimus jie yra įgalioti spręsti. Tik tuomet jie jausis atsakingi už jiems pavestas sritis bei pačių priimamus sprendimus.
Sudarant įmonės atsakomybės centrus, būtina nustatyti ir aiškius jų veiklos vertinimo kriterijus. Centro veiklą turi būti galima įvertinti kiekybiniais rodikliais, pavyzdžiui, padalinio uždirbtų per laikotarpį pajamų suma, padarytų išlaidų suma, pagamintos produkcijos kiekiu ir pan. Kokiais nors kokybiniais rodikliais neįmanoma objektyviai išmatuoti atsakomybės centro veiklos ir jos rezultatų. Kadangi atsakomybės centrai, vykdydami savo veiklą, daro tam tikras išlaidas, labai reikšmingu tiek pačių centrų, tiek visos įmonės valdymo aspektu tampa kiekvieno atsakomybės centro išlaidų biudžeto sudarymas. Patvirtinus konkretaus padalinio išlaidų biudžetą tam tikram laikotarpiui, padalinys turi atlikti jam pavestas funkcijas, stengdamasis neviršyti biudžeto. Sudarant išlaidų biudžetą aktyviai turi dalyvauti ir patys centrų vadovai, reikalaudami jiems palankaus biudžeto ir, be abejo, tai atitinkamai pagrįsdami. Atsakomybės centro veiklai skirta išlaidų suma kartu gali būti ir jo veiklos vertinimo kriterijus. Tai netrukus aptarsime plačiau.
Patvirtinus atsakomybės centrų išlaidų biudžetus, labai svarbu įmonėje numatyti padarytų išlaidų priskyrimo konkretiems atsakomybės centrams metodiką. Tam tikra išlaidų dalis būna akivaizdžiai susieta su padalinio veikla, todėl iš karto yra traktuojama kaip to padalinio išlaidos, pavyzdžiui, darbuotojų atlyginimai iš karto būtų priskiriami to centro, kuriame jie dirba, išlaidoms. Tačiau įmonė savo veikloje patiria ir daug tiesiogiai su kurio nors padalinio veikla nesietinų išlaidų, pavyzdžiui, elektros energijos, šildymo, ryšių paslaugų ir panašias išlaidas. Jas vis tiek reikia paskirstyti konkretiems atsakomybės centrams, nes pastarieji savo veikloje jomis tiesiogiai ar netiesiogiai naudojasi. Tokios išlaidų paskirstymo metodikos priklauso nuo įmonių valdymo struktūros bei jų veiklos pobūdžio ir bent kiek didesnėje įmonėje dažniausiai būna gana sudėtingos.
Paskutinis iš atsakomybės centrams keliamų reikalavimų yra tas, kad kiekvienas centras privalo turėti savo individualią atskaitomybę, kurioje atsispindėtų to centro konkretaus laikotarpio veikla. Reikia numatyti ne tik kiekvieno centro vidinės atskaitomybės turinį, formą, pateikimo periodiškumą, bet ir kam ji turi būti pateikiama, kas gali susipažinti su joje esančia informacija. Kadangi skirtingų centrų uždaviniai skiriasi, nevienodos yra ir jų vadovų įgaliojimų bei atsakomybės ribos, įmonėje turi būti nustatyta vidinių duomenų judėjimo bei įslaptinimo tvarka. Jeigu kokio nors padalinio vadovas neturi įgaliojimų spręsti vienokių ar kitokių klausimų, tai geriausia jam ir neteikti informacijos tais klausimais. Taip bus išvengta slaptos informacijos nutekėjimo, o kartu tokio padalinio vadovas bus apsaugotas nuo nereikalingų duomenų, kuriais jis vis tiek negalės pasinaudoti priimdamas sprendimus. Be to, labai svarbu, įmonėje suformavus atsakomybės centrus, aiškiai nustatyti jų tarpusavio ryšius bei centrų pavaldumą vienas kitam. Taip bus išvengta padalinių nesantaikos. Antraip jie bus ne tik partneriais, dirbančiais vienoje įmonėje, bet ir konkurentais, nes greičiausiai labiau orientuosis ne į visos bendrovės, bet į savo vidaus interesus, turės dalytis bendrais įmonės materialiniais ištekliais, todėl varžysis dėl sudaromų biudžetų ir pan.
Atsakomybės centrai pagal jiems priskirtas atsakomybės sritis gali būti kelių rūšių: išlaidų, pajamų, pelno arba investicijų centrai. Iš įmonėje esančių atsakomybės centrų paprastai daugiausia būna išlaidų centrų, kurie atsako tik už padarytas išlaidas. Tai jokiu būdu nereiškia, kad tokių padalinių veikla yra vertinama vien tik pagal jų išlaidų sumą. Kadangi kiekvienas atsakomybės centras yra atsakingas už tam tikrą įmonės veiklos sritį, jo veikla (ir veiklos kokybė) yra vertinama pagal daugelį kiekybinių bei kokybinių rodiklių, pavyzdžiui, kad ir pagal tai, kaip operatyviai ir tiksliai atliekamos tam centrui pavestos funkcijos. Tačiau išlaidų centrų esmė yra ta, kad jie, vykdydami savo funkcijas, pavyzdžiui, gamindami produkciją, reklamuodami prekes ar tvarkydami įmonės buhalterinę apskaitą, valdo ir todėl atsako tik už patiriamas išlaidas, o ne už gaunamas pajamas ar juo labiau pelną, nors tiesiogiai ar netiesiogiai ir prisideda prie jo uždirbimo. Išlaidų centrai paprastai būna tokie padaliniai, kurie gamina produktus, aptarnauja gamybą ar atlieka kitas bendrai įmonės veiklai reikalingas funkcijas, tačiau neuždirba pajamų iš savo veiklos, todėl ir jų veiklos rezultato neįmanoma arba netikslinga susieti su įmonės gaunamomis pajamomis.
Išlaidų centrai pagal santykį su daromomis išlaidomis būna dvejopi: centrai, kuriems keliamas tikslas mažinti išlaidas, ir centrai, iš kurių reikalaujama neviršyti patvirtinto išlaidų biudžeto. Reikalavimas mažinti išlaidas keliamas tiems padaliniams, kurių veikla daro tiesioginę įtaką įmonės veiklos rezultatams, t. y. uždirbamam pelnui. Tiesioginę įtaką pelno dydžiui daro parduodamų prekių savikaina. Kuo mažesnė bus tokių prekių savikaina, tuo įmonė gaus didesnį pelną iš jų pardavimo. Todėl paprastai mažinti išlaidas reikalaujama iš produktus gaminančių (ar perparduoti prekes perkančių) padalinių, nes būtent jie suformuoja prekių savikainą. Suprantama, išlaidų mažinimas neturi pakenkti gaminamų produktų kokybei, nes gali būti siekiama taupyti naudojant pigias, tačiau žemos kokybės žaliavas, samdant mažai kvalifikuotus darbuotojus, naudojant pigius, tačiau neefektyvius įrengimus ir pan. Prastos kokybės prekių brangiai neparduosi. Taigi toks išlaidų taupymas gali tik pabloginti įmonės veiklos rezultatus, ką jau kalbėti apie tai, kad įmonės prestižas dėl pablogėjusios gaminių kokybės taip pat neišvengiamai sumažės. Kitiems išlaidų centrams keliamas reikalavimas tiesiog vykdyti jiems pavestą veiklą, neviršijant patvirtinto išlaidų biudžeto. Negalima reikalauti, kad, pavyzdžiui, reklamos skyrius mažintų išlaidas, nes jis paprasčiausiai sumažins reklamos apimtis arba pablogins jos kokybę, o tai neabejotinai neigiamai atsilieps parduodamų prekių kiekiui. Taip pat netikslinga liepti mažinti išlaidas tokiems padaliniams kaip buhalterija ar juridinis skyrius, nes šių padalinių veiklos kokybė ypač svarbi įmonei. Juk, pavyzdžiui, vietoj įmonei būtinų penkių buhalterių samdant, tarkime, tik tris, būtų neprotinga tikėtis, kad įmonės buhalterinė apskaita bus gera, kad visi mokėtini mokesčiai bus teisingai apskaičiuoti ir deklaruoti. Kitaip tariant, reikia žinoti, kieno sąskaita galima taupyti, o kieno - ne. Todėl tokiems padaliniams, t. y. jų veiklai, paprasčiausiai turi būti sudaromas išlaidų biudžetas, kurio padaliniai turi stengtis neviršyti. Suprantama, išlaidų biudžetas visuomet sudaromas "į priekį", t. y. numatoma, kokia bus atsakomybės centro veiklos apimtis būsimu laikotarpiu. Pasikeitus aplinkybėms, kurios daro įtaką padalinio veiklos apimtims, biudžetas turi būti peržiūrimas ir koreguojamas, kitaip tariant, negalima aklai reikalauti, kad atsakomybės centras vykdytų kadaise jam paskirtą išlaidų biudžetą, neatsižvelgiant į pasikeitusias centro veiklos sąlygas.
Atsakomybės centrai, kurie parduoda įmonės pagamintą produkciją ar perparduoti pirktas prekes arba teikia paslaugas klientams, turėtų būti vertinami pagal uždirbamas iš savo veiklos pajamas, kitaip tariant, jie turi būti laikomi pajamų centrais. Pajamų centrai taip pat turi savo veiklai skirtą išlaidų biudžetą. Tačiau jų tikslas yra kuo daugiau parduoti prekių ir kartu kuo daugiau uždirbti pajamų, todėl jie atsako už uždirbtas pajamas. Tokie padaliniai neatsako už galutinį veiklos rezultatą, t. y. už pelną, nes jie negali daryti įtakos pajamoms uždirbti tenkančių sąnaudų dydžiui, pavyzdžiui, parduodamų prekių savikainai. Pastarąją formuoja ir už ją atsako kiti padaliniai - išlaidų centrai. Pajamų centro pavyzdys gali būti įmonės pardavimų skyrius, kuris atsako už gamybinių padalinių pagamintos produkcijos pardavimą. Pardavimų skyrius nedaro įtakos parduodamų prekių savikainai, jis gali atsakyti tik už savo paties daromas išlaidas parduodant prekes, pavyzdžiui, pardavėjų atlyginimų, prekių sandėliavimo, jų įpakavimo, reklamos ir panašias, susijusias su pardavimu, išlaidas. Nors pagrindinis pajamų centrų vertinimo kriterijus yra jų uždirbamos pajamos (vertinimo kriterijus taip pat gali būti ir parduotų prekių kiekis, asortimentas ir pan.), tačiau jie vis tiek privalo atsiskaityti ir už savo veikloje padarytas išlaidas. Tokiems padaliniams turėtų būti sudaromi išlaidų biudžetai, orientuoti į pardavimų apimčių kitimą, kitaip tariant, išlaidų biudžetas turėtų kisti atsižvelgiant į parduotų prekių arba suteiktų paslaugų kiekį. Tai logiška, nes, norėdamas parduoti kuo daugiau prekių, padalinys greičiausiai turės daryti ir didesnes pardavimų išlaidas, pavyzdžiui, skatindamas tiesiogiai su pardavimais susijusius darbuotojus, skirdamas lėšas geresniam prekių įpakavimui, jų pristatymui klientams ir pan.
Šaltinis: manager.lt/nera-atsakomybes-nebus-ir-rezultatu/