Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Biuro persikraustymas chaosas ar naujas iššūkis?
Įmonei sekasi verslas: klientų daugėja, veikla plečiasi, priimami nauji darbuotojai. Belieka džiaugtis. Tačiau dabartiniame biure jau maža vietos, o ir apie kitas patalpas vis pagalvojama – arčiau miesto centro, kur patogesnis susisiekimas... Taip po truputį bręsta mintis persikraustyti. Jau vien šis žodis daugumai kelia siaubą: reikia ieškoti naujų patalpų, pakuoti ir pervežti daiktus, vėl viską iškraustyti. Turbūt retas žavisi įprastinio ritmo sutrikdymu... O gal persikraustymą galima suorganizuoti taip, kad jis būtų be stresų, pykčių, pamestų ir sudaužytų daiktų?
Kada pribręsta reikalas išsikraustyti
„Sprendimas ieškoti naujų biuro patalpų retai būna spontaniškas, – sako vienos rinkodaros komunikacijų agentūros darbuotoja Vita Požeckaitė. – Manau, viena dažniausiai verčiančių pagalvoti apie naują erdvę priežasčių – įmonės augimas ir kolektyvo gausėjimas. Tikriausiai ne vienam pažįstamas jausmas, kai trūksta vietos ne tik bendriems susirinkimams, bet ir prasilenkti tarp stalų tampa sudėtinga. Kolektyvas nepatenkintas, darbas trikdomas – ateina laikas ieškoti naujų, geresnių ir erdvesnių patalpų.“ Kartais persikraustymą lemia ir kitos, ne mažiau svarbios priežastys: pasenęs pastatas, netinkamos nuomos sąlygos, strategiškai nepatogi vieta (nėra automobilių stovėjimo aikštelės, nepatogus privažiavimas ir t. t.).
Jei pagrindinė kraustymosi priežastis – įmonės veiklos plėtimasis, natūralu, kad padidėjo jos galimybė daugiau lėšų skirti patalpoms nuomotis ar įsigyti, geresnėms darbo vietoms įrengti. Taigi besiplečiančios įmonės linkusios ieškoti patalpų itin patogiose vietose, kreipia dėmesį į tai, kad pastatą suptų graži aplinka, nebūtų triukšmo ir t. t.
Kieno tai rūpestis?
Kai įmonė tvirtai nusprendžia persikraustyti, kažkam reikia užsiimti naujos vietos paieškomis, rūpintis daiktų pakavimu, pervežimu ir kitais dalykais. Kam dažniausiai tenka atlikti šį darbą? Tai, žinoma, priklauso nuo įmonės dydžio, nuo vidaus tvarkos. Vienose, kur yra daugiau darbuotojų, pareigų paskirstymas gan tikslus, kiekvienas užsiima griežtai tik savo veikla, naujų biuro patalpų paieškomis ir daugeliu organizacinių reikalų dažniausiai rūpinasi biuro vadovas, administratorius ir t. t. Mažesnėse dažnai tokie visiems aktualūs dalykai sprendžiami kartu, ir šiuos reikalus tvarko nebūtinai vadovas ar administratorė. „Nauja darbo erdvė – visų bendras rūpestis, todėl, kai kėlėmės į naujas patalpas, ieškojome, domėjomės kartu, visi išsakydavome savo nuomonę. Be abejo, svarbu, kad procesas netaptų nevaldomas. Todėl bendrai sutariama, kas viską kontroliuos ir susistemins informaciją. Lemiamas žodis, ko gero, daugelyje įmonių tenka vadovui“, – sako V. Požeckaitė.
Organizacinių reikalų sūkury
Tokių reikalų, kuriuos reikia nuolat kontroliuoti, – daugybė... Pirmiausia reikia susirasti tinkamas pagal vietą ir kainą patalpas biurui. „Biuro vieta labai svarbi, – sako V. Požeckaitė. – Pagal kokius kriterijus ji pasirenkama, priklauso nuo įmonės pobūdžio ir specifikos. Prekybos ar paslaugų įmonės, be abejo, ieškos patalpų, atsižvelgdamos į potencialių klientų srautus. Įmonei, kurios klientai biure nesilanko, aktualu susirasti patalpas patogioje darbuotojams vietoje. Deja, ne visada pavyksta surasti variantą, atitinkantį visus pageidavimus. Būna, kad prestižinės vietos tenka atsisakyti dėl per didelių laiko sąnaudų keliaujant į darbą ar grįžtant iš jo. Kartais patogią automobilių aikštelę verta iškeisti į įkvepiantį vaizdą pro langą ir kunkuliuojantį miesto centro ritmą. Žodžiu, labai svarbu, ko reikia įmonės veiklai ir darbuotojams: ramybės ar šurmulio, patogaus privažiavimo ar galimybės per pietų pertrauką pereiti centrine miesto gatve... Mums galvosūkį, kur statyti automobilį, kompensuoja puikus vaizdas į Gedimino pilį“, – šypteli V. Požeckaitė. Be abejo, renkantis patalpas, negalima pamiršti to fakto, kad adresas dažnai reikalingas įvaizdžiui ir prestižui kurti. Kažin ar daug klientų sulauks, pavyzdžiui, kad ir labai geras teisininkas, gyvenantis miesto pakraštyje?..
Suradus patalpas, svarbu užtikrinti tinkamą jų parengimą: komunikacijų įdiegimą, darbo vietų suplanavimą ir paruošimą, pasirūpinimą apsauga, patalpų valymu. „Jei patalpos verslo centre, didžiąją šių rūpesčių dalį tvarko jo administracija. Tuomet paprasčiau pasirašyti sutartis su tomis įmonėmis, kurios teikia komunikacijų paslaugas visam pastatui. Dažnai galima pasirinkti iš kelių tiekėjų pagal poreikius ir finansines galimybes“, – organizaciniais momentais dalijasi V. Požeckaitė ir siūlo atkreipti dėmesį, kad interneto įvedimas ir telefono numerių perkėlimas nevyksta tą pačią minutę, kai tik užsimanome, – tai užtrunka mažiausiai savaitę. Taigi susirasti tiekėjus ir pasirašyti su jais sutartis reikia kaip įmanoma anksčiau.
Kiek užtruks visas persikraustymas – sunku tiksliai apibrėžti, tai priklauso nuo įmonės dydžio, turimų daiktų kiekio. Bene ilgiausiai ieškoma tinkamų naujų patalpų. Svarbu tiksliai paskirstyti, kuriam darbui kiek laiko įmonė turi, ir to grafiko laikytis, tuomet nebus sutrikdytas darbas.
Dar svarbu atkreipti dėmesį į iš pirmo žvilgsnio, atrodo, visišką smulkmeną – vidinių tinklų išvedžiojimą patalpoje. Žinoma, tai nėra tiesioginis vadovo ar biuro administratorės rūpestis – šį darbą atlieka tiekiantys internetą, telefono ryšį darbuotojai. Tačiau turėtų būti paskirtas iš persikraustančios įmonės už tai atsakingas žmogus: reikia pasirūpinti, kad prie kiekvienos darbo vietos būtų elektros lizdai internetui, telefonui, todėl tariantis su meistrais jau būtina žinoti, kur ir kiek bus darbo vietų. Svarbus niuansas – kad laidai nesimaišytų po kojomis ir nebūtų išraizgyti kaip papuola. Tai ne tik ne estetiška, bet ir nepatogu: menkas malonumas, jei už jų nuolat klius darbuotojai ar klientai.
Dažnai būna taip, kad persikraustymo darbų įkarštyje atsiranda dar kokių nors su tuo susijusių reikalų, apie kuriuos niekas nepagalvojo, – tai pastato apsauga, valymas. Be to, būtina perspėti visus verslo partnerius ir klientus, kur išsikeliama. Geriausia per susirinkimą visiems kartu sudaryti būtiniausių darbų sąrašą, o paskui prireikus vis papildyti.
Kraustymo kompanijų pagalba
Naujos patalpos surastos, svarbiausi reikalai aptarti, beliko užsiimti kitu nemažu darbu – daiktų pakavimu ir pervežimu. Tai padaryti yra du būdai: arba savo jėgomis, arba visą šį reikalą patikėti kraustymo firmai.
„Perkraustymu užsiimančios įmonės palengvina šį procesą. Įsivaizduokite, jei tektų patiems pusę dienos tampyti dėžes ir baldus, o juos dar ir išmontuoti reikia, paskui vėl surinkti. Manau, kad toks taupumas visų pirma atima daug daugiau laiko, nervų ir sveikatos, – dalijasi mintimis V. Požeckaitė. – Perkraustymo firmos atstovas, atvykęs į biurą, pasakys, kokios mašinos reikia, kiek darbuotojų turėtų kraustyti jūsų turtą, kad darbas vyktų kuo sklandžiau ir greičiau. Mano nuomone, kraustymo kompanijos paslaugomis verta naudotis visada, kai daiktai nesutelpa į porą lagaminų.“
Nusprendus pasinaudoti kraustymo kompanijos paslaugomis, svarbu pasirinkti tokią, kuri pateisintų visus lūkesčius: baldus turėtų pervežti specialiu automobiliu, pasirūpinti daiktų saugumu, juos sudėti į specialias dėžes, dūžtančius, trapius daiktus įvynioti į burbulinę plėvelę ar apdėti izoliacine puta. Be to, kraustymo firma turėtų prisiimti atsakomybę už pergabenamą turtą.
Jei įmonė nusprendė patikėti persikraustymą profesionalams, tuomet į jų darbą geriau nesikišti ir nenurodinėti, ką ir kaip pakuoti, kokius daiktus sudėti pirmiausia, – jie tai išmano kur kas geriau. Žinoma, nereikėtų sėdėti rankų sudėjus – galima padėti atlikti nedidelius darbus, o susidėti smulkius ir asmeninius daiktus, dokumentus netgi būtina: staigiai prireikus nereiks ieškoti. Paklausus perkraustymo įmonės darbuotojų patarimo, galima išrinkti baldus, padaryti išvežamų daiktų sąrašą, juos sugrupuoti pagal skyrius ir pan. – tai palengvins persikraustymą ir, žinoma, padės sutaupyti lėšų. Be to, kraustymasis – puiki proga atsikratyti nereikalingų, nenaudojamų daiktų.
Rinkodaros komunikacijų agentūros darbuotoja V. Požeckaitė pataria, kad daiktus geriausia dėti į perkraustymo įmonės siūlomas dėžes, nors kai kurios kompanijos leidžia pakuoti ir į savas. Ieškant savarankiškai, sugaištama daug laiko, be to, jas nepatogu parsinešti, kartais tenka keliauti iki didžiojo prekybos centro, kuris nuo įmonės gan toli. „Kai kraustėmės į naujas patalpas, visas pervežimas, baldų sumontavimas truko apie 4 valandas, – pasakoja darbuotoja. – Žinoma, jei tenka važiuoti į kitą miesto galą ir įstrigti kamštyje, tai užtruks ilgiau. Reikia nusiteikti, kad kraustymosi dieną joks efektyvus darbas nevyks – bus ir kitų rūpesčių.“
Vienos kraustymo įmonės vadybininkas Petras Saladžius pasakoja, kad per mėnesį vidutiniškai gauna apie 60 užsakymų perkraustyti. „Mes teikiame pirmenybę juridiniams asmenims, nes jie sudaro didesniąją dalį visų užsakymų, be to, jie būna didesni. Apie 70 proc. visų užsakymų sudaro juridiniai asmenys, apie 30 proc. – privatūs. Yra tekę tą pačią įmonę perkraustyti kelis kartus – tai klientai, bendradarbiaujantys nuo mūsų veiklos pradžios“, – atskleidžia P. Saladžius. Perkraustymo įmonė laikosi filosofijos, kad užsakovas neturi rūpintis niekuo, jam tereikia tik paskambinti ir susitarti dėl perkraustymo laiko. Žinoma, būna ir taip, kad patys klientai, norėdami sutaupyti, padeda nešioti daiktus. Vadybininkas apgailestauja, kad kol kas žmonės Lietuvoje neturi pakankamai lėšų absoliučiai visus rūpesčius patikėti perkraustymo kompanijoms, kai kurie atsisako viso paslaugų paketo: pakavimo, draudimo ir t. t., kad tik būtų pigiau. Tačiau, kylant pragyvenimo lygiui, ši tendencija turėtų išnykti.
Pastebima, kad daugiausia persikraustymų būna prieš šventes, o sumažėja žiemą ar esant lietingam orui.
Perkraustant neišvengiama ir linksmų, kuriozinių, kartais gal kiek apmaudžių nutikimų. „Vienas iš linksmesnių buvo tada, kai pasikrovę didžiulį ir sunkų pianiną pristatėme jį kliento nurodytu adresu, užnešėme į septintą aukštą, o atidaręs duris žmogus pasakė, kad... jokio pianino jam nereikia. Pasirodo, buvo duotas ne tas buto numeris, netgi buvo ne ta laiptinė...“ – dabar jau linksmą, bet tąkart apmaudą sukėlusį nutikimą pasakoja P. Saladžius.
Savo jėgomis...
Jei įmonė nusprendė, kad profesionalų pagalbos jiems nereikia ir su viskuo susitvarkys pati, pirmiausia reikėtų apsišarvuoti kantrybe, o jau tuomet pradėti įgyvendinti kiekvieną darbų etapą. Labiausiai susitelkimo reikės pakuojant ir pervežant daiktus. Į ką vertėtų atkreipti dėmesį?
Pakuoti daiktus būtina organizuotai, prieš tai aptarus, kas ką darys, dėžes sužymėti pagal skyrius, kabinetus ar pan., nes priešingu atveju naujoje vietoje bus neįmanoma atsirinkti savo daiktų.
Reikia apsirūpinti įvairaus dydžio dėžėmis, vyniojamuoju popieriumi, burbuline plėvele, maišais, lipnia juosta ir kitais pakavimui reikalingais daiktais. Dėžes geriausia rinktis kuo tvirtesnes! Sunkius daiktus reikėtų dėti į nedideles dėžutes, nes kitaip bus sunku nešti. Jei pakuojami dūžtantys daiktai, laisvas vietas dėžėse reikia užkišti skudurais ar putplasčiu. Tokias dėžes vežant geriausia statyti ant sunkesnių, stabilesnių ir jokiu būdu neužkrauti sunkiomis. Iš pradžių vertėtų suvežti baldus ir organizacinę techniką, o jau tuomet dėžes ir kitus smulkesnius daiktus.
Baldus, organizacinę techniką patartina prieš vežant išvalyti, kad naujose patalpose nereikėtų kelti dulkių. Be to, su visais įrenginiais reikėtų sudėti jiems priklausančius laidus ir stengtis neišmėtyti dalimis išrinktų daiktų.
Jei kraustomasi šaltuoju metų laiku, gėles patartina vežti apvyniotas popieriumi ir stengtis kuo trumpiau laikyti lauke.
Kaip ir kraustantis padedant profesionalams, taip ir savo jėgomis svarbu reikalingiausius daiktus sudėti atskirai ir visuomet turėti šalia.
Persikraustymui – bent minimalios investicijos
Dar vienas galvos skausmas persikraustant – su tuo susijusios išlaidos ir jų planavimas. Logiška, kad kiekviena įmonė norės išleisti kuo mažiau, bet kainas iš esmės diktuoja rinka. Pagrindinės išlaidos – biuro nuoma ir komunalinės paslaugos. „Būna, kad iš pirmo žvilgsnio patalpų nuoma atrodo pigi, tačiau reikia nepamiršti, kad teks mokėti už komunalines paslaugas, interneto ir telefono ryšį, apsaugą, valymą ir t. t. Taip susidaro apvali sumelė“, – sako V. Požeckaitė. Tuomet dar reikia nuspręsti, kokia suma gali būti skiriama kraustymuisi, būtent daiktams pervežti. O gal dar įmonė norės pasikonsultuoti su architektu ar interjero dizaineriu?
Kai kuriose įmonėse iš pradžių randamos patalpos, pasirūpinama sąmatomis ir, jei suma pasirodo per didelė, svarstoma, ko galima atsisakyti ar paieškoti pigiau. Kitose iš anksto pagal apyvartines lėšas suplanuojama, kiek galima skirti persikraustymui, tuomet stengiamasi suktis taip, kad tos sumos nereikėtų viršyti. Manoma, kad jei iš anksto nebus tiksliai suplanuota, kam kiek galima skirti pinigų, kraustantis jų gali pritrūkti, o tada jau prasidės sumaištis ir nereikalingos problemos, tuo labiau kad persikraustant įmonė gali uždirbti kiek mažiau nei įprastai.
Persikraustymo pasekmės
Kiekvienas labai individualiai reaguoja į pokyčius, todėl sunku tiksliai nuspėti, kaip persikraustymas paveiks darbuotojus. „Be abejo, tam tikrą laiką įprastas darbo ritmas būna sutrikdytas, ir tai nedžiugina nė vieno. Tačiau vietos pakeitimas turi ir teigiamo poveikio: kai nusibodusį vaizdą pro langą pakeičia kitas, kyla daugiau kūrybingesnių minčių. Be to, jei pasirinktos patalpos pateisina kolektyvo lūkesčius, darbas vyksta dar produktyviau. O ir seniai užmestų daiktų galima atrasti, ir naują erdvę susikurti. Manau, kad perspektyviai įmonei persikraustymas – naujas iššūkis ir naujas jos veiklos etapas, susijęs tik su teigiamais pokyčiais“, – dalijasi mintimis V. Požeckaitė.
O kaipgi klientai? Ar dėl persikraustymo jų nesumažėja? Juk keičiama įprasta jiems vieta?.. V. Požeckaitė sako, kad klientus paveikti gali nebent parduotuvės perkėlimas į kitą vietą. O kitose verslo srityse svarbiau įmonės kompetencija, patirtis, patikimumas ir t. t. Ir jei darbai suplanuojami laiku, viskas atliekama operatyviai, klientai nepajunta su persikraustymu susijusių nepatogumų. Kita vertus, jei klientas iš tiesų vertino įmonę ir buvo patenkintas jos teikiamomis paslaugomis, neišsižadės jos vien dėl to, kad ši pakeitė vietą.
Sonata Gruodytė
Šaltinis: www.paciolis.lt