Informacinis portalas
Lietuvos ir užsienio naujienos
Ieškoma biuro administratorė. Reikalavimas universalumas
Troleibuse kalbasi dvi merginos: „Nieko baisaus, jei neįstosiu mokytis norimos specialybės, – padirbsiu metus sekretore. Negi sunku keletą popierių užpildyti ir kavą šefui išvirti?“ Kita jai pritariamai linksi. Šiuos žodžius turbūt nustelbtų pasipiktinusių sekretorių ir biuro administratorių šūksniai...
Sekretorė ir biuro administratorė – tas pats?
Biuro administratorė dažnai tapatinama su sekretore, tačiau tai nėra visiškai tas pats. Dažniausiai sekretorė atsiliepia į skambučius, priima svečius, tvarko dokumentus, korespondenciją, organizuoja vadovo susitikimus, o biuro administratorė, be viso to, dar prižiūri biuro darbą, rengia projektus, vertėjauja derybų metu, tvarko dalykinį susirašinėjimą, prižiūri, kaip vykdomi vadovo nurodymai ir sprendimai, kitaip tariant, organizuoja biuro veiklą. Kai kuriose įmonėse sekretorė atlieka ir biuro administratorės, ir buhalterės funkcijas, tačiau jei reikia susikaupti tvarkant dokumentus, o duris nuolat varsto lankytojai, kuriuos reikia užimti, turbūt nė vienas darbas nebūna tinkamai atliktas...
Pasklaidykime kelis darbo skelbimus, kur ieškoma biuro administratorė. Viename reikalaujama gerų darbo kompiuteriu įgūdžių, raštvedybos išmanymo, mokėti užsienio kalbą, išmanyti vadybą. Kitame, be viso to, dar akcentuojamos ir asmeninės savybės: komunikabilumas, aktyvumas, kruopštumas, atsparumas stresams.
Pažvelkime į sekretorių, biuro administratorių darbą iš arčiau. Panarstykime reikalingas charakterio savybes, keliamus reikalavimus, darbo specifiką.
Viesulas biure – prarasta ramybė
Iniciatyvi, komunikabili, organizuota biuro administratorė. Kokia nauda iš to įmonei? Pati griebiasi darbų, nereikia stovėti šalia ir baksnoti pirštu (o ir nebūtų kam baksnoti – geras vadovas išspirtų lauk per daug nesivargindamas priminti jos pareigų), tiek su klientais, tiek su kolegomis randa bendrą kalbą, imasi visų biuro organizacinių reikalų. Šefo dešinioji ranka, įmonės pamato vienas svarbiausių ramsčių.
Kokie minusai? Kartais per didelis organizuotumas atsisuka visai ne ta puse, kurios kiekvienas tikisi, atimdamas iš darbuotojų ramybę ir saugumo jausmą... Kažin ar ramiai jaustųsi kolektyvas, jei biuro administratorė kaip uraganas įgriūtų į kiekvieno kabinetą, n-ąjį kartą visiems sudiktuotų nurodymus ir paskui dar tiek pat kartų kontroliuotų, ar darbas jau atliktas. Kartais direktorius suteikia daugiau savarankiškumo ir sprendimų laisvės nei itin iniciatyvi ir organizuota administratorė. Taip, ji gali būti puiki specialistė, mokanti kelias užsienio kalbas, išmananti vadybą, teisę, raštvedybą, – neįkainojamas lobis įmonei, bet toks temperamentas visus gali išmušti iš vėžių...
Aukso viduriukas? Idealiausias variantas, jei energija ir iniciatyvumas naudojami tada, kai reikia parengti svarbią ataskaitą, suorganizuoti renginį ar pasiūlyti naujų idėjų...
Geras žmogus ar kvalifikuotas specialistas?
Tolerantiška, mandagi, paslaugi biuro administratorė. Kai kurie vadovai ieško būtent tokios, motyvuodami tuo, kad jiems pirmiausia reikia doro, ištikimo žmogaus, nes darbo specifikos galima išmokti, bet geram žmogui būdingų savybių – ne. Jos yra įgimtos. Kokia nauda iš to įmonei? Tokia biuro administratorė visiems patars, padės užbaigti neatliktus darbus, neįžeis, nepakels balso ir viską visada supras. O jei ji dar puikiai išmano savo darbą – tai aukso grynuolis! Bet ar visuomet pirmu smuiku groja gerosios, žmogiškosios savybės? Žinoma, niekas nenuginčys, kad jos labai svarbios ne tik asmeniniame gyvenime, bet ir verslo pasaulyje – kas gi norėtų biuro administratorės, skleidžiančios apkalbas, rezgančios intrigas ir norinčios kam nors pakenkti? Tačiau jei žmogus geras, tai toli gražu nereiškia, kad jis tikrai bus profesionalus darbo srityje.
Kokie minusai? Iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad jokiais minusais čia net nekvepia, tačiau... Anot UAB „Karkasiniai namai“ direktoriaus Juozo Andriulionio, iš tokios biuro administratorės trūko „griežto žodžio ir tvirto „ne“. Kažin ar labai apsidžiaugtų vadovas, jei mandagioji biuro administratorė, nenorėdama įžeisti kolegos, mestų savo skubius darbus ir pultų jam padėti užbaigti ataskaitos? Arba pagelbėtų kitame kabinete esančiam darbuotojui, nors tuo metu turėtų būti savo darbo vietoje, nes bet kurią minutę gali paskambinti svarbus klientas? Nepaaiškintų skambinančiajam, kad iš savo darbo vietos pasitraukė tik trumpam, jog tikėjosi spėsianti grįžti. Tokiais atvejais dažnai suveikia kiaulystės dėsnis: ji užtrunka šiek tiek ilgiau, telefonas suskamba – niekas neatsiliepia. Klientas sako, esą į užsienį lengviau prisiskambinti nei į priimamąjį, vadovas atitrauktas nuo darbų, biuro administratorė apkaltinta nepareigingumu... Kartais per didelis paslaugumas ir noras padėti užverda bjaurią košę.
O kaip konkretus atsakymas ir kartais tiesiai pasakytas „ne“ reikalingas bendraujant telefonu, kai vos ne kasdien įkyriai skambina įvairių prekių, visiškai nereikalingų įmonei, siūlytojai! Ir dažnai – tie patys. Visiškai suprantama, jei, kitame laido gale girdėdamas neryžtingą „kol kas nereikia, galbūt vėliau, mes pagalvosime“, žmogus tikisi, kad tikrai pagalvos ir gal tą siūlomą daiktą nuspręs įsigyti, todėl skambina dar, dar ir dar kartą. O biuro administratorė pyksta, kad ją trukdo, nors puikiai žino, kad to daikto tikrai nepirks, bet nepasako: „Ačiū, jūsų siūloma prekė puiki, tačiau jos mums tikrai nereikia.“ Gaištamas dviejų žmonių laikas. Vis dėlto liaudies išmintis ne iš piršto laužta, teisingas posakis, kad geras visiems nebūsi...
Aukso viduriukas? Britanijos literatūrologas Čarlzas Kelebas Kolonas yra pasakęs: „Svarstykite neskubėdami, bet veikite ryžtingai; nusileiskite kilniaširdiškai, o priešinkitės tvirtai.“ Ir nieko čia nebepridursi...
Kad kruopštumas nevirstų krapštymusi...
Tvarkinga, kruopšti biuro administratorė. Kokia nauda iš to įmonei? Žinoma, vadovams paranku šalia turėti tokią darbuotoją – pro jos akis nepraslys jokia informacija, dokumentai bus parengti nepriekaištingai, o žodis „užmiršau“ apskritai išbrauktas iš vartojamų sąrašo.
Kokie minusai? Tarkim, į įmonę ateina svarbus užsakovas, jam reikia kuo skubiau parengti dokumentus, o biuro administratorė vieną popierėlį pildo valandą – juk reikia kruopščiai, jokiu būdu negalima praleisti nė raidelės! Užsakovas trypčioja, nekantrauja ir per tą laiką spėja padaryti išvadas, kad visi procesai šioje įmonėje tęsiami iki begalybės...
Jis ir negalėjo pagalvoti kitaip – biuro administratorė, kad ir kaip banaliai tai skambėtų, yra įmonės atspindys, tarsi veidrodis: pažiūrėk, kaip ji atrodo ir dirba, žinosi, kokie įmonės prioritetai ir darbo specifika.
Aukso viduriukas? Geriausia, jei tarp kruopštumo ir lėtumo nebūtų dedamas lygybės ženklas. Žinoma, dirbti reikia atidžiai, bet kartu ir sparčiai. To kažkiek gal ir galima išmokti, bet vargu ar itin lėtas, neryžtingas žmogus galėtų tinkamai dirbti intensyvų darbą...
Peršasi išvada – biuro administratorės darbui tinka ne kiekvienas. Ir vienu žodžiu neįmanoma apibūdinti, kokia ji turėtų būti, netgi neužtektų to, kad ji – gera specialistė... Kokios biuro administratorės pageidauja vadovai? Iniciatyvios, bet neužgožiančios kitų, komunikabilios, bet ne plepės, organizuotos, bet leidžiančios ir kitiems pasireikšti, tolerantiškos, bet nepripažįstančios neteisybės, mandagios, bet neleidžiančios užlipti ant galvos, tvarkingos, bet ne pedantės, kruopščios, bet ne lėtos... Žodžiu, prisitaikančios prie tuo metu esančios situacijos, lanksčios, nuoširdžiai besirūpinančios įmonės reikalais ir atsparios stresams – raudanti dėl kiekvieno griežtesnio žodžio ar užsiplieskianti dėl menkniekių sunkiai galėtų dirbti tokį darbą... Direktorius J. Andriulionis priduria, kad labai svarbu – elementarus etiketo supratimas. „Vyko susitikimas su verslo partneriais, sekretorė atnešė kavos. Negalėjau žiūrėti, kaip ji vos ne virš svečių galvų keldama puodelius bandė pastatyti juos ant stalo. Aš būčiau susidaręs įspūdį, kad ši firma visiškai nesolidi“, – kai kuriomis susitikimo akimirkomis baisėjosi direktorius.
Šypsena nieko nekainuoja
Kaip dažnai girdime: nesvarbu, kaip žmogus atrodo, svarbu, ką mąsto, daro, kokiomis vertybėmis vadovaujasi. Taip, tiesa, tačiau išvaizda (ne grožis!) biuro administratorės darbe – labai svarbus veiksnys. Įsivaizduokime: renkamės įmonę, gaminančią šiuo metu mums reikalingą produkciją. Vienoje pasitinka į džinsus ir apsmukusį megztinį tarsi paskubomis įšokusi biuro administratorė, kuri vos vos spusteli ranką, o pokalbio metu sėdi susikūprinusi ir sukryžiavusi rankas. Kitoje – kostiumėliu apsivilkusi, pasitempusi darbuotoja, tvirtai spaudžianti ranką, besiklausanti atidžiai, vos palinkusi į priekį, taip parodydama susidomėjimą atėjusiuoju. Kurią įmonę rinksimės? Turbūt net klausti nereikia. Biuro administratorė spinduliuoja pasitikėjimu savimi, solidumu – atrodo, kad atspindi ir analogiškus įmonės tikslus, specifiką bei siekius. Ir ne tik biuro administratorės išvaizda, bet ir jos darbo vieta, aplinka ir įvairios detalės sukuria visumą, kurią pamato tik įėjęs žmogus ir susidaro nuomonę apie įmonę. Popieriais apkrautas stalas, sausainių likučiai ar neplautas puodelis, deja, neprivers kliento šūktelėti iš susižavėjimo...
Išmanymas, mokėjimas ir žinojimas – sudedamosios sklandaus darbo dalys
Na, o kokių teorinių žinių reikia sekretorei ar biuro administratorei, kad galėtų tinkamai dirbti savo darbą? Ką ji turėtų išmanyti? „Lengviau būtų pasakyti, ko neturėtų išmanyti, – juokauja vienos įmonės biuro administratorė. – Pradėjusi dirbti išsigandau: toks kiekis informacijos, darbų, dokumentų, netylantys skambučiai, ateinantys klientai... Jei esi žmogus, negalintis dirbti kelių darbų iškart, negirdintis vienu metu trijų žmonių ir nematantis, kas tau už nugaros, administratore būti negalėsi.“
Pasiteiravome kelių vadovų, ko jie reikalauja iš savo biuro administratorių, paklausinėjome jų pačių – be kokių žinių pražūtų, pasmalsavome ir jų kolegų – ko tikisi iš šefo dešiniosios rankos?
Kadangi biuro administratorių darbo funkcijos platesnės, joms keliama daugiau reikalavimų, jos turėtų daugiau mokėti, išmanyti ir žinoti. Kiekvienoje įmonėje šios profesijos atstovėms tenka kiek skirtingos funkcijos: vienose biuro administratorės turi rūpintis apskaita, rengti ir tvarkyti dokumentus, priimti svečius, kitose, be šių pareigų, dar tenka organizuoti komandiruotes, šventes ir kitus renginius, rūpintis biurui reikalingomis prekėmis, trečiose – iki smulkmenų planuoti vadovo darbotvarkę, atsiliepti į skambučius ir pan. Darbo specifika priklauso nuo įmonės vidaus tvarkos, nusistovėjusių tradicijų, vadovo įpročių, įmonės dydžio – kuo mažesnė firma, tuo daugiau funkcijų tenka atlikti sekretorei ar biuro administratorei. Vienose įmonėse patys direktoriai priima svečius ir atsiliepia į skambučius, motyvuodami, kad jei naujienos perduodamos per tarpininkus, tai tik gaištamas laikas. Be to, anot jų, biuro administratorė, kad ir kokia sumani ji būtų, gali neteisingai paskirstyti informaciją pagal svarbumą – kokia nors, jos manymu, nereikšminga naujiena liks nepasiekusi vadovo. Kitose firmose skambučių srautą, visą informaciją, svečius ir klientus priima biuro administratorė, kad vadovas negaištų laiko ir tik itin skubiu atveju susisiektų su reikalingais žmonėmis.
Vadovams svarbiausia, kad biuro administratorė puikiai išmanytų įmonės veiklą, sugebėtų parengti reikiamus dokumentus, mokėtų dirbti kompiuteriu, galėtų susikalbėti su verslo partneriais iš užsienio. Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį, kartais prireikia išmanyti ir tam tikrus teisės aktus, sekti naujus įstatymus ir pan. Svarbūs ir įgūdžiai. Jei biuro administratorė amžiais nieko nespėja, nes nemoka paskirstyti savo laiko, tai ką jau kalbėti apie vadovo darbotvarkės sudarymą? O ar įsivaizduojame biuro administratorę, klaviatūroje pusę minutės ieškančią kokios raidės arba bandančią suprasti, kaip veikia faksas? Planavimas, susirinkimų, konferencijų organizavimas, informacijos apdorojimas, mokėjimas naudotis įmonės organizacine technika, greitas spausdinimas – įgūdžiai, būtini biuro administratorės darbe.
Tačiau ir to neužtenka – jau penktus metus dirbanti biuro administratorė sakė, kad svarbu įsidėmėti svarbiausių klientų vardus ir pavardes, visiems išsiųsti sveikinimus per šventes, prisiminti, kuris kokią kavą mėgsta, ir kiekvieną kartą nebeklausti, ar su cukrumi, ar su grietinėle...
Ko tikisi kolegos iš biuro administratorių? Jiems svarbiausia, kad tai būtų viską žinantis, suspėjantis, draugiškas žmogus. Jei kažkas neaišku, užstrigo spausdinimo aparatas, baigėsi popierius, nežinia, kada atvyks verslo partneriai, kokią kalbą parengti, – skubama pas administratorę: ji viską žino, viską spėja...
Taigi... Kažin ar biuro administratorės darbas – kaip tik tas, kurį galima padirbėti neįstojus į norimą specialybę, neradus išsvajoto darbo ar tiesiog norint „kažką veikti“... Po truputį nyksta stereotipas, kad sekretorės, vadovo asistentės, biuro administratorės ir referentės moka tik kavą paruošti, atsiliepti į skambučius, priimti svečius ir gražiai jiems pasišypsoti...
Kai norisi skradžiai žemę prasmegti...
Kaip ir kiekviename, taip ir biuro administratorių darbe atsitinka įvairiausių kuriozų, kurie joms pačioms toli gražu nebūna juokingi ir malonūs, greičiau atvirkščiai – tuo metu norisi skradžiai žemę prasmegti, bet užtai aplinkiniai dar ilgai leipsta juoku, prisiminę kokį smagų įvykį.
Viena biuro administratorė pasakojo, kaip sumanė iškrėsti vienam tyliam, ramiam darbuotojui išdaigą. Jis paprašė puodelio kavos. Biuro administratorė, pyktelėjusi, kad ją atitraukia nuo darbų, į kavą pribėrė ne cukraus, o... druskos. Padavė kolegai sau tyliai krizendama ir įsivaizduodama jo veidą paragavus nuostabiojo gėrimo. Tačiau ji net neįtarė, kad kava buvo skirta... direktoriui! Mat kai vadovas ėjo į savo kabinetą, biuro administratorė trumpam buvo išėjusi, o ant jos stalo dokumentus dėjo tylusis kolega, kurio vadovas ir paprašė puodelio kavos į kabinetą... Turbūt nė nereikia sakyti, kaip „skaniai“ prasidėjo direktoriaus rytas...
Kitai biuro administratorei teko raudonuoti iš gėdos dėl laiku nesuvaldyto liežuvio. Nuo darbo pradžios jau buvo praėjusi valanda, o direktoriaus nebuvo matyti. Tądien labai snigo, pustė. Biuro administratorė pravėrė kolegų kabineto duris ir šūktelėjo: „Ir kur gi tas mūsų vadas senis besmegenis, bene užpustė?“ O „senis besmegenis“, atėjęs anksčiausiai, buvo palinkęs prie tame kabinete esančio kolegos stalo – tarėsi dėl svarbaus projekto...
O kiek biuro administratorėms yra tekę pakliūti į nepavydėtinas situacijas konferencijų, derybų metu ar tiesiog priimant svečius: ir kavos puodeliai išslysta iš rankų, ir salėje vietų pasirodo per mažai, nes duris jau praveria daugiau dalyvių, nei buvo numatyta, ir konferencijų įranga staiga atsisako veikti... Viskam reikia būti pasiruošus, viską numatyti ir stengtis, kad kantrybės taurė neišsektų, nes, kaip sakė norvegų dramaturgas ir rašytojas H. Ibsenas, būdingiausias išminčiaus bruožas – kantrybė...
Sonata Gruodytė
Šaltinis: www.paciolis.lt